Es gibt folgende Möglichkeiten E-Mails über Repairline automatisiert zu versenden:
- Automatische E-Mails an den Kunden:
Der Versand erfolgt immer zum definierten Zeitpunkt im Reparaturprozess (z.B. E-Mail mit der Auftragsbestätigung, Kostenvoranschlag oder Mitteilung, dass das Gerät abgeholt werden kann). Der Text wird als Vorlage mit Textfeldern definiert und mit fallrelevanten Daten erzeugt und automatisch versendet. Diese Vorlage wird in einem Prozessschritt gespeichert (z.B. Status „Bereit zur Abholung“ – E-Mail mit Informationen zur Abholung des Gerätes). Sobald der jeweilige Auftrag diesen Status erreicht, wird die entsprechende E-Mail versendet. - Automatische E-Mails an andere Beteiligten und Bearbeiter:
Ähnlich wie E-Mails an den Kunden, können im Prozessverlauf E-Mails an interne und externe Bearbeiter festgelegt werden. Diese Nachrichten können an eine feste Adresse oder z.B. an den Ersteller des Servicefalls versendet werden.
Besonders gerne werden automatische Statusbenachrichtigungen an Kunden versendet. Sie können diese bei beliebig vielen Workflowschritten einstellen.
Um eine automatische E-Mail an den Kunden einzustellen, öffnen Sie mit einem Doppelklick den gewünschten Prozessschritt zur Bearbeitung (Administration / Workflow → Workflow-Schritt). Gehen Sie zum Karteireiter E-Mail an den Kunden und klicken Sie auf das „+“-Icon:
Tragen Sie Betreff (3) und den E-Mail-Inhalt (4) ein. Den E-Mail-Inhalt (4) können Sie beliebig formatieren. Beachten Sie bitte, dass der gesamte E-Mail-Text inkl. Betreff 16000 Zeichen (HTML) nicht überschreiten sollte.
Um automatisch die gewünschten Auftragsdaten (z.B. Servicefallnummer) einzutragen, können sowohl im Textinhalt als auch im Betreff können Sie Textfelder verwendet werden. Diese Textfelder werden in der Vorlage in eckigen Klammern dargestellt. Beim Versand der E-Mail werden diese Felder mit den entsprechenden Auftragsdaten befüllt. Die Textfelder sind vorgegeben und sind in der Tabelle über dem E-Mail-Bearbeitungsfenster aufgelistet. Sie können diese Felder aus der Tabelle kopieren oder per Drag&Drop in den E-Mail-Text oder -Betreff einfügen:
Die E-Mail kann bei Bedarf mit einem Zeitversatz versendet werden (2). Um die E-Mail sofort bei der Buchung des Workflowschrittes zu versenden, stellen Sie den Zeitversatz = 0 ein.
Die E-Mail wird automatisch an alle Kunden versendet, die den Kontaktweg „E-Mail“ gewählt haben. Die Einstellung „immer senden“ (1) wird verwendet, um die E-Mail auch an die Kunden zu senden, die Ihre E-Mail-Adresse angegeben haben, aber einen anderen Kontaktweg gewählt haben. Dies kann z.B. der Fall sein, wenn der Kunde die Benachrichtigungen per SMS erhalten möchte und aber bei einem Kostenvoranschlag eine E-Mail notwendig ist.
Speichern Sie die E-Mail-Vorlage (5).
Wenn Sie möchten, können Sie der E-Mail einen Anhang hinzufügen. Hierfür klicken Sie auf „Anlage“:
Wählen Sie aus der Liste der Dokumentenvorlagen das gewünschte Dokument.
Bitte beachten Sie, dass das Dokument nur dann als Anhang versendet werden kann, wenn es in diesem oder einem früheren Workflowschritt erstellt wurde.
Tipp: E-Mails können bei Bedarf in mehreren Sprachen konfiguriert werden:
Es werden hier alle Sprachen angezeigt, die Sie in Ihren Unternehmenseinstellungen gespeichert haben. Für den E-Mail-Versand wird automatisch die Vorlage in der Sprache des Empfängers gewählt.
Tipp: Ähnlich wie E-Mails können auch SMS an den Kunden konfiguriert und versendet werden.
Hinweis: Sie können Ihren eigenen E-Mail-Server, individuelle Fußzeile und weiter Einstellungen für den E-Mail-Versand verwenden. Hier finden Sie weitere Hinweise zu diesem Thema.
