Um einen Workflow zu definieren sollte folgendermaßen vorgegangen werden:

1. Servicetyp festlegen (optional)

Der Servicetyp bestimmt, welche Reparaturserviceleistungen dem Kunden angeboten werden.

Dies könnte z.B. ein „Werkstatt Service“ für Reparaturen in der Werkstatt oder ein „Vor Ort Service“ für direkte Reparaturen vor Ort sein. Es ist auch möglich, den Servicetyp aus einem Pool von Systemvorlagen zu übernehmen.

2. Workflow anlegen

Der Workflow ist der eigentliche Reparaturprozess. Dieser wird genauso oder ähnlich bei einer Reparatur ausgeführt. Ein Workflow ist in verschiedene Schritte unterteilt. Workflows können, wie in den folgenden Beispielen, auch Schleifen enthalten. Jeder Workflow muss einen definierten Anfangs- und Endzustand besitzen.

Im oberen Beispielworkflow ist der Status „Wareneingang“ ein Anfangszustand und „Auftrag abgeschlossen“ ein Endzustand. Bei der Reparatur ist eine zusätzliche Schleife möglich.

a. Workflow-Schritt

Der jeweilige Schritt entspricht einem Zustand im Workflow der beim Reparaturprozess erreicht werden kann.

b. Workflow-Schritt anlegen

Durch Anlegen von Workflowschritten wird definiert, wie die einzelnen erstellten Status miteinander verbunden sind. Dabei sollte man mit dem Anfangsstatus beginnen und von diesem einen Workflow aufbauen.

        Icon „+“ löst das Anlegen eines Workflow-Schrittes aus. Danach können Sie den neuen Schritt einfach mit anderen Schritten verbinden. Die Verbindungen werden im Workflow als Pfeile angezeigt.

3. Start- und Endzustände kontrollieren

4. Hersteller-Businessunits kontrollieren