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Wie kann ich einen Servicefall löschen?

Jeder Servicefall muss dokumentiert werden. Deswegen ist es nicht möglich die Daten zu löschen. Selbstverständlich ist es möglich einen Servicefall abzubrechen. Für solche Situationen können Sie z.B. den Schritt „Storno“ im Workflow anlegen und konfigurieren.
Beachten Sie dabei, dass der Storno-Schritt in solchen Fällen immer als einer der Endpunkte definiert werden muss. Um einen Servicefall im beliebigen Moment stornieren zu können, konfigurieren Sie diesen Schritt als Ist Ausnahme:

Storno

Die Schritte mit Status Ist Ausnahme werden in der Workflow-Grafik rot angezeigt und können nur von einem Administrator gebucht werden. Selbstverständlich können Sie auch Aktionen zu diesem Schritt konfigurieren.

Storno im Workflow S

Bitte beachten Sie, dass wenn ein Servicefall storniert wurde, die Buchung nicht mehr korrigiert werden kann.
Alle Servicefälle die storniert wurden, werden daraufhin in der Übersicht als beendet mit dem Status „Storno“ aufgelistet. Dadurch haben Sie z.B. die Möglichkeit zu überprüfen, wie oft Servicefälle storniert wurden.
Tipp: Konfigurieren Sie den Schritt „Storno“ so, dass immer die Begründung für die Stornierung angegeben wird. Somit können Sie auch die häufigsten Gründe für Stornierungen erfassen und auswerten.

Warum kann ich im laufenden Servicefall keine Servicepauschalen oder Bauteile editieren?

Ein Kostenvoranschlag (KVA) wurde erstellt, aber noch nicht akzeptiert oder abgelehnt.

Das Repairline-System sperrt die Editiermöglichkeit, solange keine Kostenvoranschlag-Entscheidung getroffen ist.

Service Fall Ausschnitt: KVA erstellt

SF-KVA-erstellt

Administration – Workflow – Workflow-Schritt: KVA erstellt – Aktionen

Workflow-KVA-erstellt

Administration – Workflow – Workflow-Schritt „KVA abgelehnt“ – Aktionen

Workflow-KVA-abgelehnt

Service Fall Ausschnitt: Workflow-Schritt „KVA abgelehnt“

SF-KVA-abgelehnt

Beispiel: KVA wurde erstellt und Email mit KVA Entscheidung „akzeptieren“ oder „ablehnen“ versendet.

Solange der Kunde keine Entscheidung getroffen hat, ist es nicht möglich Änderungen am KVA vorzunehmen.

Sobald der Kunde entschieden hat, ist das Editieren der Servicepauschalen und Bauteile wieder möglich.

Achtung! Sollten Sie den Kostenvoranschlag ändern, ist eine erneute Kundenbefragung nötigt.

Die Kundenzustimmung,-ablehnung ist nur für den vorherigen KVA gültig!

Service Fall Ausschnitt: Workflow-Schritt „KVA abgelehnt“

SF-KVA

Wie funktionieren interne System-Benachrichtigungen?

Aktueller Bearbeiter wird benachrichtigt, wenn ein anderer Benutzer (z.B Kunde, Kollege) einen Servicefall bucht. Sobald Bearbeiter diesen Servicefall öffnet, wird dieser als gelesen markiert und nicht mehr unter Benachrichtigungen angezeigt.

Benachrichtigungen

Wenn Benachrichtigungen für einen bestimmten Workflow-Schritt gewünscht werden, muss in diesem Schritt „Aktuellen Bearbeiter benachrichtigen“ ausgewählt sein.

Benachrichtigung

Wenn die Benachrichtigungen intern zwischen den Repairline-Benutzer verwendet werden soll, dann ist die Zusatzeinstellung  unter Aktionen nötig.

Actions

Diese Einstellung  ist unnötig, wenn die Benachrichtigung zwischen externen Benutzer (z.B. Kundenentscheidung-Abfrage bei Kostenvoranschlag ) und internen Benutzer abläuft.

Wie erstelle ich einen neuen Servicefall?

1. Hersteller – Businessunit

Hersteller und eine Businessunit auswählen.

Hersteller – Businessunit

2. Seriennummer – Produkt

Seriennummer eingeben (optional) und Produkt auswählen oder neu anlegen.

Seriennummer – Produkt

3. Kunde

Den Kunden über die Suche übernehmen oder neu anlegen.

FAQ-17

4. Garantie

Garantietyp auswählen. Folgende Garantietypen stehen zur Verfügung:

– Garantie

– Kostenpflichtige Reparatur

– Erweiterte Garantie

– Kulanz

Garantie

5. Symptom

6. Ggf. Workflow

7. Zubehör (optional)

8. Weiterleitung an Kollegen (optional)

Ein Servicefall kann direkt beim Erfassen oder zu einem späteren Zeitpunkt an einen Kollegen weitergeleitet werden.

9. Kundentermin (optional)

FAQ-18c