Um Sammelrechnungen automatisch zu generieren benötigen Sie eine Vorlage, die aus der Systemvorlage „Sammelrechnung“ erstellt wurde. Diese finden Sie unter Administration/Dokumentenvorlagen im Reiter „Systemvorlagen“. Laden Sie diese Worddatei herunter und bearbeiten Sie sie wie gewünscht. Sie können nicht benötigte Inhalte löschen und benötigte statische Inhalte hinzufügen (z.B. Logo, Kontaktdaten, Infotexte), sowie das Format beliebig anpassen. Die Sammeltabelle kann um zusätzliche Felder, die unterhalb der Tabelle aufgelistet sind, erweitert werden. Achten Sie bitte bei der Bearbeitung der Datei darauf, dass die automatischen Textfelder nicht beschädigt werden.
Speichern Sie die bearbeitete Vorlage unter einem beliebigen Namen.
Klicken Sie in Administration / Dokumentenvorlagen auf das „+“-Icon um Ihre Vorlage hinzuzufügen.
Wir empfehlen folgende Einstellungen zu wählen:
- Formulartyp: Sammelrechnung
- Druckschlangeanweisung: Ausschließlich in die Druckwarteschlange
- Druckanweisung: Nur Drucken & Buchen
- Adressbeziehung: Rechnung
Hinweis: Im Feld „Max. Positionen“ können Sie bei Bedarf das Positionenlimit für eine Sammelrechnung festlegen.
Über das Feld „Hochladen“ laden Sie Ihre bearbeitete Datei hoch. Klicken Sie anschließend auf „Anlegen“.
Im nächsten Schritt ordnen Sie die Vorlage einem Workflowschritt zu. Sobald Aufträge vorliegen, die diesen Schritt erreicht haben, können Sie eine Sammelrechnung erstellen.
Wichtig: Öffnen Sie das Sammeldokument nicht direkt in der Servicefallansicht, sondern klicken Sie auf Dokumente (1) / Offene Dokumente (2):
In der ersten Zeile werden alle Vorlagen mit Sammeldokumenten angezeigt. Klicken Sie auf die Sammelrechnung.
Es wird eine Liste mit allen für die Sammelrechnung verfügbaren Servicefällen angezeigt. Bei Bedarf kann diese Liste nach verschiedenen Kriterien gefiltert und gruppiert werden. Wählen Sie die gewünschten Reparaturaufträge und klicken Sie auf „Drucken und Nächsten Schritt buchen“ und drucken Sie die Sammelrechnung aus.
