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Können bei einem Online-Kostenvoranschlag auf der Kundenseite nur ausgewählte Antworten angezeigt werden?

Als Antworten bei dem Kostenvoranschlag werden dem Kunden alle direkten Folgestatus angezeigt, die als „für externe Buchung sichtbar“ (im Reiter Status-Rollen) markiert sind.

Somit können Sie auch bestimmte Schritte für die Buchung durch den Endkunden sperren, aber trotzdem für die interne Buchung (für registrierte Benutzer) erlauben.

Beispiel: Der Kunde soll auf eine Kostenschätzung folgende Antworten geben können:

(A) Kostenvoranschlag akzeptiert
(B) Kostenvoranschlag abgelehnt – Verschrottung
(C) Kostenvoranschlag abgelehnt – Ware zurück

Der Mitarbeiter soll zusätzlich die Möglichkeit haben durch Sonderkonditionen einen Rabatt zu erteilen. Folglich soll er folgende Antworten zur Auswahl haben:

(A) Kostenvoranschlag akzeptiert
(B) Kostenvoranschlag abgelehnt – Verschrottung
(C) Kostenvoranschlag abgelehnt – Ware zurück
(D) KVA akzeptiert / Sonderkonditionen

Damit dies möglich ist, sollten die Schritte A, B und C als „für externe Buchung sichtbar“ freigeschaltet sein. Bei dem Schritt D soll dieser Punkt deaktiviert bleiben.

Welche Informationen können vom Kunden beim Tracking angesehen bzw. bearbeitet werden?

Bei der Nachverfolgung des Reparaturauftrags (sog. Repair Tracking oder Track & Trace) können Sie Ihren Kunden folgende Funktionen zur Verfügung stellen:

Reparaturstatus abfragen: Reparaturfortschritt prüfen und den bisherigen Verlauf der Reparatur einsehen
Link zur Beantwortung eines online Kostenvoranschlags einblenden
Kommentare und Nachrichten lesen, die durch den Ersteller als öffentlich markiert wurden
Bilder und andere Dateien runterladen
Allgemeine Hinweise einsehen, die pro Produktgruppe definiert werden können (einzustellen über den Punkt „Externer Hinweis“ in Administration / Einstellungen / Hersteller-Businessunit)
Kundendaten anpassen (z.B. E-Mail-Adresse, Lieferadresse).

Die Einstellungen und Verfügbarkeit der Repair-Tracking-Funktion können Sie jederzeit ändern, z.B. können Sie im Workflow festlegen, welche Prozessschritte im Verlauf auf der Trackingseite für Endkunden angezeigt werden. Weitere Informationen finden Sie hier.

Ich möchte, dass meine Kunden Kostenvoranschläge online annehmen bzw. ablehnen können. Wie kann ich es in Repairline einstellen?

Damit Ihre Kunden erstellte Kostenvoranschläge online beantworten können, sollte eine E-Mail mit dem Link zur KVA-Annahme geschickt werden.
Wenn Sie z.B. Ihren Workflow mithilfe der Vorlage Werkstatt Reparatur erstellt haben, können Sie im Schritt KVA generiert schnell dieses Feature einstellen.
Öffnen Sie über Administration / Business / Setup / Workflow den gewünschten Workflow um ihn zu bearbeiten:

Öffnen Sie mit einem Doppelklick den Schritt KVA generiert zur Bearbeitung. Setzen Sie im Punkt Dokumentenvorlage Ihre KVA-Vorlage auf aktiv. Im Punkt E-Mail an den Kunden fügen Sie hinzu in welcher Sprache die E-Mail verschickt werden sollte. Es öffnet sich die Bearbeitungsmaske für die E-Mail. Hier können Sie z.B. folgende E-Mail verfassen:

Der Link zur KVA-Online-Annahme wird auf der Stelle von „[COSTESTIMATIONLINK]“ generiert.
Zu der E-Mail können Sie automatisch Anlagen (z.B. den KVA) hinzufügen. Klicken Sie dafür auf das markierte Symbol Anlagen und wählen die gewünschten Dokumenttypen:

Sobald ein KVA generiert wurde, wird er (je nach Einstellungen) automatisch an den Kunden als Anhang zur E-Mail geschickt. Der Kunde kann auf den Link in der E-Mail klicken und auf folgender Seite die Entscheidung zum KVA treffen (siehe rot markierte Buttons):

Hinweis: Die grün markierte Drop-down-Liste erscheint nur dann, wenn im KVA festgelegt wurde, dass das Bauteil nicht zwingend erforderlich erneuert werden muss bzw. wenn eine als Reparaturpauschale festgelegte Arbeit nur optional angeboten wird. Wenn gleichzeitig andere Arbeiten zwingend erforderlich sind, ist es möglich den KVA entweder komplett anzunehmen bzw. abzulehnen oder aber nur die erforderlichen Arbeiten ohne die optionalen Bauteile bzw. Pauschalen anzunehmen.

Wie erstelle ich meine Servicefall-Dokumente?

Administration – Dokumentenvorlagen

Die Dokumentenvorlagen basieren auf MS-Word Dateien (.docx).

Im Servicefall werden aus diesen Vorlagen PDF Dokumente generiert.

Folgende Vorlagen stellt das System zur Verfügung:

Reparaturbeleg
Lieferschein
Kostenvoranschlag
Rechnung
Bauteilbestellung
Geräte-Verleih
Geräte-Rücknahme

Wichtig, der Formulartyp muss entsprechend der hochgeladenen Vorlage eingestellt sein.

Z.B. Vorlage: „Rechnungsbeleg“ – Formulartyp: „Rechnungsbeleg“

Dokumenten-II

Ausschnitt aus einer Word-Dokument Vorlage. Schlüsselwörter («FirstName», «LastName», «CaseNumber» …) werden durch fallrelevante Daten ersetzt.

Reparaturbeleg

Im System erzeugte PDF-Datei.

PDF-Dokument

Aus den Vorlagen können beliebig viele Dokumente erstellt werden.

Beispiel, ein Begleitetikett wird benötigt. Die Vorlage Rechnungsbeleg kann auf die Etikettengröße geändert und der Inhalt auf das Nötigste eingeschränkt werden.

Etikett