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Wie wird eine Sammelrechnung für Reparaturaufträge erstellt?

Um Sammelrechnungen automatisch zu generieren benötigen Sie eine Vorlage, die aus der Systemvorlage „Sammelrechnung“ erstellt wurde. Diese finden Sie unter Administration/Dokumentenvorlagen im Reiter „Systemvorlagen“. Laden Sie diese Worddatei herunter und bearbeiten Sie sie wie gewünscht. Sie können nicht benötigte Inhalte löschen und benötigte statische Inhalte hinzufügen (z.B. Logo, Kontaktdaten, Infotexte), sowie das Format beliebig anpassen. Die Sammeltabelle kann um zusätzliche Felder, die unterhalb der Tabelle aufgelistet sind, erweitert werden. Achten Sie bitte bei der Bearbeitung der Datei darauf, dass die automatischen Textfelder nicht beschädigt werden.

Speichern Sie die bearbeitete Vorlage unter einem beliebigen Namen.

Klicken Sie in Administration / Dokumentenvorlagen auf das „+“-Icon um Ihre Vorlage hinzuzufügen.

Wir empfehlen folgende Einstellungen zu wählen:

Formulartyp: Sammelrechnung
Druckschlangeanweisung: Ausschließlich in die Druckwarteschlange
Druckanweisung: Nur Drucken & Buchen
Adressbeziehung: Rechnung

Hinweis: Im Feld „Max. Positionen“ können Sie bei Bedarf das Positionenlimit für eine Sammelrechnung festlegen.

Über das Feld „Hochladen“ laden Sie Ihre bearbeitete Datei hoch. Klicken Sie anschließend auf „Anlegen“.

Im nächsten Schritt ordnen Sie die Vorlage einem Workflowschritt zu. Sobald Aufträge vorliegen, die diesen Schritt erreicht haben, können Sie eine Sammelrechnung erstellen.

Wichtig: Öffnen Sie das Sammeldokument nicht direkt in der Servicefallansicht, sondern klicken Sie auf Dokumente (1) / Offene Dokumente (2):

In der ersten Zeile werden alle Vorlagen mit Sammeldokumenten angezeigt. Klicken Sie auf die Sammelrechnung.

Es wird eine Liste mit allen für die Sammelrechnung verfügbaren Servicefällen angezeigt. Bei Bedarf kann diese Liste nach verschiedenen Kriterien gefiltert und gruppiert werden. Wählen Sie die gewünschten Reparaturaufträge und klicken Sie auf „Drucken und Nächsten Schritt buchen“ und drucken Sie die Sammelrechnung aus.

Kann ich mehrere Dokumente automatisch erstellen lassen?

In Repairline im Punkt Administration / Dokument / Dokumentenvorlagen finden Sie 7 System-Dokumentenvorlagen. Um eigene Dokumente zu erstellen laden Sie zuerst eine System-Vorlage herunter und passen Sie diese wie gewünscht an.
Aus einer Systemvorlage können Sie beliebig viele eigene Vorlagen erstellen – z.B. für unterschiedliche Rechnungen je nach Zahlungsart.

Die angepassten Vorlagen müssen beim Hochladen dem richtigen System-Vorlagentyp zugeordnet werden. Dieser muss der Bezeichnung der ursprünglichen Vorlage entsprechen (es spielt keine Rolle zu welchem Zweck die Vorlage bearbeitet wurde). Ebenso soll die gewünschte Adressbeziehung (Kontakt-, Liefer- oder Rechnungsadresse) gewählt werden.
Pro Workflowschritt können Sie mehrere Dokumente erstellen. Wählen Sie einfach in den Workfloweinstellungen welche Vorlagen bei welchem Schritt benutzt werden sollten.

Ich möchte, dass meine Kunden Kostenvoranschläge online annehmen bzw. ablehnen können. Wie kann ich es in Repairline einstellen?

Damit Ihre Kunden erstellte Kostenvoranschläge online beantworten können, sollte eine E-Mail mit dem Link zur KVA-Annahme geschickt werden.
Wenn Sie z.B. Ihren Workflow mithilfe der Vorlage Werkstatt Reparatur erstellt haben, können Sie im Schritt KVA generiert schnell dieses Feature einstellen.
Öffnen Sie über Administration / Business / Setup / Workflow den gewünschten Workflow um ihn zu bearbeiten:

Öffnen Sie mit einem Doppelklick den Schritt KVA generiert zur Bearbeitung. Setzen Sie im Punkt Dokumentenvorlage Ihre KVA-Vorlage auf aktiv. Im Punkt E-Mail an den Kunden fügen Sie hinzu in welcher Sprache die E-Mail verschickt werden sollte. Es öffnet sich die Bearbeitungsmaske für die E-Mail. Hier können Sie z.B. folgende E-Mail verfassen:

Der Link zur KVA-Online-Annahme wird auf der Stelle von „[COSTESTIMATIONLINK]“ generiert.
Zu der E-Mail können Sie automatisch Anlagen (z.B. den KVA) hinzufügen. Klicken Sie dafür auf das markierte Symbol Anlagen und wählen die gewünschten Dokumenttypen:

Sobald ein KVA generiert wurde, wird er (je nach Einstellungen) automatisch an den Kunden als Anhang zur E-Mail geschickt. Der Kunde kann auf den Link in der E-Mail klicken und auf folgender Seite die Entscheidung zum KVA treffen (siehe rot markierte Buttons):

Hinweis: Die grün markierte Drop-down-Liste erscheint nur dann, wenn im KVA festgelegt wurde, dass das Bauteil nicht zwingend erforderlich erneuert werden muss bzw. wenn eine als Reparaturpauschale festgelegte Arbeit nur optional angeboten wird. Wenn gleichzeitig andere Arbeiten zwingend erforderlich sind, ist es möglich den KVA entweder komplett anzunehmen bzw. abzulehnen oder aber nur die erforderlichen Arbeiten ohne die optionalen Bauteile bzw. Pauschalen anzunehmen.

Kann ich auf Dokumente aus den geschlossenen Servicefällen zugreifen?

Alle Dokumente, die im Verlauf des Reparaturprozesses zu einem Auftrag erstellt werden, werden automatisch durch die Reparaturverwaltung-Software gespeichert und archiviert.

Wenn Sie nach Dokumenten zu einem bestimmten Servicefall suchen, können Sie den Servicefall über Suche aufrufen und in der rechten Spalte die entsprechenden Dokumente unter dem Punkt Servicefall-Dokumente runterladen.

Ebenso ist es möglich direkt den Punkt Dokumente auf der Leiste auszuwählen:

Hier kann man sowohl aktuelle (Offene Dokumente), als auch ältere Dokumente (im Dokumentenarchiv) aufrufen.

Um das gewünschte Dokument herunterzuladen klicken Sie auf das unten markierte Symbol:

Hinweis: Der Zugriff kann durch Berechtigungen eingeschränkt werden. Der Button „Dokumente“ in der Menüleiste wird nur dann angezeigt, wenn der Benutzer das entsprechende Recht für die Dokumentenverwaltung hat.

Wie erstelle ich meine Servicefall-Dokumente?

Administration – Dokumentenvorlagen

Die Dokumentenvorlagen basieren auf MS-Word Dateien (.docx).

Im Servicefall werden aus diesen Vorlagen PDF Dokumente generiert.

Folgende Vorlagen stellt das System zur Verfügung:

Reparaturbeleg
Lieferschein
Kostenvoranschlag
Rechnung
Bauteilbestellung
Geräte-Verleih
Geräte-Rücknahme

Wichtig, der Formulartyp muss entsprechend der hochgeladenen Vorlage eingestellt sein.

Z.B. Vorlage: „Rechnungsbeleg“ – Formulartyp: „Rechnungsbeleg“

Dokumenten-II

Ausschnitt aus einer Word-Dokument Vorlage. Schlüsselwörter («FirstName», «LastName», «CaseNumber» …) werden durch fallrelevante Daten ersetzt.

Reparaturbeleg

Im System erzeugte PDF-Datei.

PDF-Dokument

Aus den Vorlagen können beliebig viele Dokumente erstellt werden.

Beispiel, ein Begleitetikett wird benötigt. Die Vorlage Rechnungsbeleg kann auf die Etikettengröße geändert und der Inhalt auf das Nötigste eingeschränkt werden.

Etikett