Wie kann ich die Übersicht der Reparaturaufträge anpassen?

Auf der Übersichtsseite wird u. A. eine Tabelle mit allen relevanten Servicefällen angezeigt.  Ebenso finden Sie hier eine Tabelle mit aktuellen Tickets. Die Servicefälle bzw. die Tickets werden gemäß der aktuell eingestellten Filterauswahl aufgelistet.

In Administration / Spaltenauswahl / Servicefälle bzw. Administration / Spaltenauswahl / Tickets  können Sie die Spaltenreihenfolge in der Übersicht für alle Benutzer anpassen (1):

Spalten_Liste_Reparaturautraege_Einstellung

Diese Einstellung gilt unternehmensweit.
Außerdem kann festgelegt werden, welche Spalten angezeigt oder ausgeblendet werden sollen (2). Diese Einstellung gilt als eine Default-Einstellung für alle Benutzer.

Zusätzlich kann jeder Benutzer in seiner Übersichtsansicht Spalten ein- oder ausblenden (3):

Spalten_Uebersicht_Benutzer

Somit können Sie die Übersicht passend für die Aufgaben des jeweiligen Benutzers genau einstellen.

Tipp:

  1. Um die Tabelle auf- oder absteigend zu sortieren klicken Sie auf die passende Überschrift im Tabellenkopf.
  2. Möchten Sie statt z.B. „Servicefall-Nr.“ den Begriff „Auftrags-Nr.“ oder „RMA-Nr.“ benutzen? Die Spaltenbezeichnungen und die wichtigsten Begriffe können Sie mit dem Übersetzungsmodus (Administration / Übersetzungsmodus) schnell und komfortabel anpassen.

Gibt es in der Reparaturverwaltung eine Paketdienst-Schnittstelle?

Wenn Sie das Gerät mit dem Paketversand verschicken möchten, können Sie dies bequem in der Repair-Management-Software veranlassen. Nach der Eingabe der erforderlichen Daten wird ein Label für den entsprechenden Frachtführer wie z.B. DHL oder UPS, generiert. Es besteht auch die Möglichkeit direkt in der Software die Abholung z.B. bei DHL oder DHL-Express zu bestellen.

Die Funktion kann im ganzen Reparatur-Service verwendet werden, sowohl für die Einsendung der defekten Geräte durch den Kunden als auch für den Rückversand nach der abgeschlossenen Reparatur. Sie können in Ihrem Prozessablauf einstellen, wann der Paket-Versand benutzt werden sollte.

Repairline beinhaltet verschiedene Paketdienst-Schnittstellen, z.B. zu UPS und DHL. Setzen Sie sich mit dem unserem Support in Verbindung, um weitere Informationen zu dieser Funktion zu erhalten.

Kann ich sicherstellen, dass meine Mitarbeiter auf Repairline nur während ihrer Arbeitszeit zugreifen können?

Mit Einstellung der Benutzer-Arbeitszeit können Sie festlegen, wann der jeweilige Benutzer sich bei Repairline einloggen kann. Somit kann man sicherstellen, dass Benutzer auf die in in der Repair-Management-Software gespeicherten Daten nur während der Arbeitszeit zugreifen können.
Diese Einstellung ist optional: Sollten Sie keine Benutzer-Arbeitszeit festlegen, kann sich der Benutzer jederzeit in Repairline anmelden und die Reparaturaufträge verwalten.
Standardmäßig ist die Arbeitszeit für alle Benutzer der Serviceverwaltung nicht beschränkt. Um diese Einschränkung festzulegen, suchen Sie im Bereich Administration/Benutzer den gewünschten Benutzer, öffnen Sie diesen zu Bearbeitung und stellen im Punkt Benutzer-Arbeitszeiten die gewünschte Arbeitszeit ein.

Ist es möglich bereits bei der Auftragserfassung eine Festpreis-Reparatur auszuwählen?

Es ist möglich für gewünschte Hersteller-Businessunits Pauschalen bereits bei der Auftragserfassung anzeigen zu lassen.
Öffnen Sie in Administration/Einstellungen die gewünschte Hersteller-Businessunit-Kombination. Öffnen Sie zum Editieren den Punkt Servicefallschritte. Hier sehen Sie welche Schritte in der Auftragserfassung deaktiviert sind (Spalte Abgewählt). Ändern Sie die Einstellung so, dass die Servicepauschalen nicht mehr ausgeblendet sind:
Servicepauschalen_einblenden

Bei der Auftragserfassung werden alle Pauschalen angezeigt, die der jeweiligen Hersteller-Businessunit-Kombination oder dem jeweiligen Produkt zugewiesen wurden (sog. angepasste Pauschalen). Weitere Infos zur Erstellung und Konfiguration von angepassten Pauschalen finden Sie hier.

Hinweis: Diese Einstellung betrifft nur die Verfügbarkeit der Servicepauschalen beim Schritt Auftragserfassung. In späteren Workflowschritten können ggf. auch andere Pauschalen buchbar sein. Optional können dabei die Preise angepasst werden.

Kann ich Pauschalpreise für einzelne Reparaturen und Produkte anpassen?

Für Fixpreis-Reparaturen kann die Funktion Servicepauschalen verwendet werden. Wenn Sie z.B. Smartphones reparieren, wird oft beispielsweise der Displaytausch als eine Festpreisreparatur angeboten.
Auch wenn für verschiedene Modelle verschiedene Preise abgerechnet werden, reicht es, in der Software nur eine Reparaturpauschale „Displaytausch“ anzulegen. Gehen Sie auf Administration/Abrechnung und legen Sie hier eine Pauschale „Displaytausch“ an. Geben Sie den Nettopreis an, der für die meisten Gerätetypen oder meisten Marken zutreffend ist. (z.B. „Displaytausch“ – Nettopreis 75 €)

Fixpreis-Reparatur festlegen

Wenn Sie für eine bestimmte Marke diese Reparatur grundsätzlich zu einem anderen Preis abrechnen, können Sie diese Pauschale für den kompletten Hersteller–Businessunit anpassen. Hierzu öffnen Sie in Administration/Einstellungen die gewünschte Hersteller–Businessunit–Kombination. Im Punkt Angepasste Pauschalen können Sie die Preise für die gewünschten Pauschalen abweichend konfigurieren. Z.B. Displaytausch für Smartphones der Marke X kostet 100 €:
Pauschale anpassen pro Hersteller
Ebenso können Sie abweichende Reparaturpreise für einzelne Produkte definieren. Dies stellen Sie im Punkt Administration/Produkte ein. Öffnen Sie das gewünschte Produkt und geben Sie im Punkt Angepasste Pauschalen den abweichenden Pauschalpreis ein (z.B. für ein bestimmtes Gerät der Marke X kostet der Displaytausch 150 €), markieren Sie, dass diese Pauschale verwendet wird und speichern Sie diese Einstellung:
Reparatur Fixpreis pro Produkt

Wenn Sie eine Reparatur buchen, wird somit immer der entsprechende Pauschalpreis für die Reparatur „Displaytausch“ automatisch ausgewählt. Der angepasste Pauschalpreis pro Produkt hat immer Vorrang. Ist für das aktuelle Produkt kein angepasster Pauschalpreis vorhanden, gilt die für die entsprechende Hersteller–Businessunit–Kombination vorgenommene Einstellung. Ist diese nicht vorhanden, gilt der allgemeine Preis.

Hinweis: Es ist folglich nicht nötig immer neue Reparaturpauschalen pro Produkt (z.B. „Displaytausch Marke Z Gerätetyp A“) anzulegen. Diese Vorgehensweise hat den Vorteil, dass bei der Bearbeitung einer Reparatur die angezeigte Pauschalenliste kürzer und dadurch übersichtlicher ist. Außerdem ist es in einer so konfigurierten Software nicht möglich aus Versehen eine Pauschale, die für ein anderes Gerät oder eine andere Marke gilt, zu buchen. Die Software ordnet  der gewählten Reparatur automatisch den passenden Fixpreis zu.

Hinweis: Zusätzlich zu der hier dargestellten manuellen Bearbeitung der produktbezogenen Pauschalen können Sie diese bequem zentral über Import/Export verwalten. Weitere Infos finden Sie hier.

Kann ich das Tracking-Fenster auf meiner Website anzeigen lassen?

Ja, die Funktion der Auftragsverfolgung kann als iFrame eingebaut werden. Um genaue Informationen zu erhalten, setzen Sie sich mit unseren Support in Verbindung. Um den Status der Reparatur abzurufen muss Ihr Kunde in solchem Fall lediglich seine Auftragsnummer und die Postleitzahl eingeben.
Unabhängig davon, können Sie auch jedem Kunden automatisch einen direkten Link zur direkten Auftragsverfolgung per E-Mail zuschicken.

Kann mein Kunde mir einen Reparaturauftrag über Repairline erteilen?

Wenn Sie möchten, können Sie die Funktion der Auftragserfassung für externe Benutzer, wie z.B. Ihre Kunden, freischalten. Je nach Konfiguration, kann der Endkunde auf Ihrer individuellen Webseite den Auftrag abgeben und:

  • seine Daten und Gerätedaten eingeben
  • eingescannten Kaufbeleg anhängen
  • Fehlerbeschreibung hinterlassen bzw. ein Fehlersymptom aus einer Drop-down-Liste auswählen
  • Zubehör angeben (z.B. über eine Checkboxliste)
  • Fixpreis-Reparaturen auswählen

Einzelne Punkte der externen Auftragserfassung in Ihrem Kundenportal können individuell konfiguriert bzw. ausgeblendet werden.

Das Kundenportal wird individuell für Sie erstellt und alle hier erfassten Aufträge werden automatisch und sofort in Ihrem Account angezeigt.

Hinweis: Der Endkunde benötigt hierfür keinen eigenen Account oder Login in Repairline und muss nicht als Ihr Benutzer registriert sein.

Diese Funktion wird auf Anfrage freigeschaltet – bitte wenden Sie sich an unseren Support. Bei der Freischaltung erhalten Sie detaillierte Informationen zu den Konfigurationsmöglichkeiten.

Wie können Pflichtkommentare für einen Workflowschritt konfiguriert werden?

Einzelne Buchungen der Prozessschritte können mit einem Pflichtkommentar (sog. Buchungsreferenz) versehen werden. Diese Funktion muss zuerst aktiviert werden.
Hierfür öffnen Sie den gewünschten Workflow zur Bearbeitung. Öffnen Sie mit einem Doppelklick den gewünschten Prozessschritt. Klicken Sie auf das Stift-Icon rechts um den Punkt Status zu bearbeiten.
Setzen Sie ein Häkchen neben der Option Status-Referenz erforderlich und klicken Sie auf Speichern.
Immer am Anfang der Buchung dieses Schrittes wird ein Fenster mit einem Freitextfeld erscheinen. Hier ist ein Kommentar zur Buchung einzugeben.

Buchungsreferenz

Für jede Buchung kann sowohl ein solcher Kommentar (als Freitext) als auch ein Buchungsgrund (Auswahl aus einer Drop-Down-Liste) genannt werden. Diese Angaben werden später in der Historie des Servicefalls anzeigt. Sowohl die Buchungsreferenz, als auch der Buchungsgrund werden zusammen mit einem Zeitstempel und mit dem Namen des Bearbeiters gespeichert.
Weitere Informationen rund um Kommentare finden Sie hier.

Wie werden Bauteile in Repairline importiert?

Bauteile können über die Funktion Administration / Import/Export importiert werden.
Hochladen_Ersatzteile

Im Punkt Hochladen Bauteile laden Sie zuerst die entsprechende Vorlage herunter:
Download_Vorlage
Verwenden sie diese Datei um Ihre Bauteileliste vorzubereiten.
Pflichtfelder sind:

  • PartNumber
  • Price

Speichern sie die fertige Datei in demselben Format ab.
Markieren Sie die gewünschten Hersteller-Businessunits (Mehrfachangaben sind möglich) (1). Wählen Sie die vorbereitete Datei aus (2). Anschließend klicken Sie auf Übertragen (3).
Hochladen_Datei_Bauteile

Sollte eine Fehlermeldung erscheinen, überprüfen Sie ob alle Pflichtfelder ausgefüllt sind und ob die korrekte Vorlage verwendet wurde.

Hinweis: Die Funktion Hochladen Bauteile kann auch verwendet werden um die vorhandenen Datensätze zu aktualisieren.

Sollten für einzelne Produkte nur dem Produkt zugewiesene Bauteile verwendet werden (Einstellung für Hersteller-Business Unit „nur Ersatzteile aus der Materialliste (BOM) verwenden“), haben Sie folgende Möglichkeiten:

  • Wenn sich die Bauteile im System befinden, können Sie mit der Funktion Hochladen Zuordnung Bauteil-Produkt eine Liste mit den Zuordnungen („Mapping“) hochladen.Hierfür gehen Sie analog zum Import der Bauteile vor (Vorlage runterladen, mit gewünschten Daten ausfüllen und abspeichern, hochladen)

Hochladen_Zuordnung_Ersatzteile

  • Bauteildaten inkl. Zuweisung hochladen: Hierfür nutzen Sie die Funktion Hochladen zugewiesene Bauteile – Produkte.

Hochladen_Ersatzteile_zugewiesen

Kann ich mehrere Dokumente automatisch erstellen lassen?

In Repairline im Punkt Administration / Dokument / Dokumentenvorlagen finden Sie 7 System-Dokumentenvorlagen. Um eigene Dokumente zu erstellen laden Sie zuerst eine System-Vorlage herunter und passen Sie diese wie gewünscht an.
Aus einer Systemvorlage können Sie beliebig viele eigene Vorlagen erstellen – z.B. für unterschiedliche Rechnungen je nach Zahlungsart.

Die angepassten Vorlagen müssen beim Hochladen dem richtigen System-Vorlagentyp zugeordnet werden. Dieser muss der Bezeichnung der ursprünglichen Vorlage entsprechen (es spielt keine Rolle zu welchem Zweck die Vorlage bearbeitet wurde). Ebenso soll die gewünschte Adressbeziehung (Kontakt-, Liefer- oder Rechnungsadresse) gewählt werden.
Pro Workflowschritt können Sie mehrere Dokumente erstellen. Wählen Sie einfach in den Workfloweinstellungen welche Vorlagen bei welchem Schritt benutzt werden sollten.