Sammelrechnung

Um Sammelrechnungen automatisch zu generieren benötigen Sie eine Vorlage, die aus der Systemvorlage „Sammelrechnung“ erstellt wurde.

1. Gehen Sie zum Reiter „Systemvorlagen“ unter Administration/Dokumentenvorlagen. Laden Sie die Systemvorlage „Sammelrechnung“ herunter und bearbeiten Sie die heruntergeladene Datei wie gewünscht. Sie können nicht benötigte Inhalte löschen und benötigte statische Inhalte hinzufügen (z.B. Logo, Kontaktdaten, Infotexte), sowie das Format beliebig anpassen. Die Sammeltabelle kann um zusätzliche Felder, die unterhalb der Tabelle aufgelistet sind, erweitert werden. Achten Sie bitte bei der Bearbeitung der Datei darauf, dass die automatischen Textfelder nicht beschädigt werden.
2. Speichern Sie die bearbeitete Vorlage unter einem beliebigen Namen.
3. Klicken Sie in Administration / Dokumentenvorlagen auf das „+“-Icon um Ihre Vorlage hinzuzufügen.Wir empfehlen folgende Einstellungen zu wählen:
   Formulartyp: Sammelrechnung
   Druckschlangeanweisung: Ausschließlich in die Druckwarteschlange
   Druckanweisung: Nur Drucken & Buchen
   Adressbeziehung: Rechnung
   Hinweis: Im Feld „Max. Positionen“ können Sie bei Bedarf das Positionenlimit für eine Sammelrechnung festlegen
4. Laden Sie Ihre bearbeitete Datei über das Feld „Hochladen“ hoch. Klicken Sie anschließend auf „Anlegen“.
5. Öffnen Sie den gewünschten Workflow zur Bearbeitung (Administration/Workflow) und öffnen Sie die Dokumentenmatrix:
6. Ordnen Sie die Vorlage einem Workflowschritt zu.  Sobald Aufträge vorliegen, die diesen Schritt erreicht haben, können Sie eine Sammelrechnung erstellen.
7. Wichtig: Öffnen Sie das Sammeldokument nicht direkt in der Servicefallansicht, sondern klicken Sie auf Dokumente (1) / Offene Dokumente (2):
8. In der ersten Zeile werden alle Vorlagen mit Sammeldokumenten angezeigt. Klicken Sie auf die Sammelrechnung.
9. Es wird eine Liste mit allen für die Sammelrechnung verfügbaren Servicefällen angezeigt. Bei Bedarf kann diese Liste nach verschiedenen Kriterien gefiltert und gruppiert werden. Wählen Sie die gewünschten Reparaturaufträge und klicken Sie auf „Drucken und Nächsten Schritt buchen“ und drucken Sie die Sammelrechnung aus.

Hinweis: Soll auch ein Sammelllieferschein erstellt werden, drucken Sie bitte diesen aus bevor die Sammelrechnung erstellt wird. Dies ist notwendig um die korrekte Nummerierung der Dokumente sicherzustellen.