Benutzerrechte: Zugriff auf Prozessschritte

Für jeden einzelnen Workflowschritt können Sie bei Bedarf festlegen, welche Benutzergruppen den jeweiligen Schritt buchen können oder bestimmte Benutzergruppen ausschließen. Hierfür können Sie als Kriterium Ihre Benutzergruppen und, je nach Konfiguration, Filialen* verwenden. Wichtig: Diese Einstellung ist optional.

Diese Einstellungen können Sie übersichtlich in der Matrix „Gruppen-Bedingungen“ (unter Administration / Workflow → Bearbeiten) verwalten:

Hier öffnet sich eine Matrix, in der alle Prozessschritte (waagerecht) und alle Benutzergruppen (senkrecht) automatisch dargestellt werden. Hinweis: Die Gruppe „System“ wird automatisch generiert und bezieht sich auf alle automatischen Buchungen oder Buchungen, die über eine externe Seite vorgenommen wurden (z.B. Webportal, online Antwort auf einen Kostenvoranschlag).

• Einstellung „Gruppe erforderlich“ bedeutet, dass nur Benutzer, die einen der ausgewählten Gruppen zugeordnet sind, diesen Schritt buchen dürfen.
• Einstellung „Gruppe nicht erlaubt“ verursacht, dass alle Benutzer, die einer bestimmten Gruppe zugeordnet sind, auf den jeweiligen Schritt keinen Zugriff haben.
• Es ist möglich den Zugriff für mehrere Gruppen zu erlauben oder zu verbieten.

Beispiel (1) „Gruppe erforderlich“: „Shop“ und „Administration“. Der Schritt Wareneingang kann nur gebucht werden wenn der Benutzer der Gruppe „Shop“ ODER der Gruppe „Administration“ zugeordnet ist.

Ebenso können Sie Mitglieder einer oder mehrerer Gruppen ausschließen (Einstellung „nicht erlaubt“ – Beispiel (2)). Da hier „Werkstatt“ und „Shop“ markiert sind, darf kein Benutzer, der  der Gruppe „Werkstatt“ ODER der Gruppe „Shop“ zugeordnet ist, diesen Schritt buchen.

Natürlich können Bedingungen „nicht erlaubt“ und „erforderlich“ gleichzeitig benutzt werden. Z.B. (3): Gruppe erforderlich: „Werkstatt“, „Gruppe nicht erlaubt: Shop“. Bei Konfliktfällen hat die Einschränkung („Gruppe nicht erlaubt“) Vorrang. D.h. Sollte ein Benutzer sowohl in der Gruppe Werkstatt, als auch in der Gruppe Shop, sein, kann er diesen Schritt nicht buchen.

*Das Modul Filialenverwaltung wird auf Anfrage freigeschaltet.