Unter Administration / Workflow können Sie einen oder mehrere Workflows anlegen, die Ihre Prozessabläufe in der Reparaturverwaltung abbilden. In der Software sind bereits zwei Systemvorlagen vorhanden – Sie können diese kopieren und bearbeiten oder einen eigenen Workflow erstellen, um alle Arbeiten individuell nach Ihren Anforderungen abzubilden.

Um einen Workflow zu bearbeiten klicken Sie auf das „Stift“-Icon:

In der Bearbeitungsansicht sehen Sie die Workflowschritte dargestellt als sog. „Treppenstufen“:

Die Reihenfolge und die Verbindungen werden durch die Pfeile bestimmt, die Sie einfach mit der Maus zwischen ausgewählten Schritten ziehen können. Einzelne Schritte können mit der Maus per Drag-and-drop in der Anzeige nach oben oder nach unten verschoben werden. Die Start- und Endpunkte werden unter dem Workflow aufgelistet.

In der Bearbeitungsansicht können Sie direkt auf folgende allgemeine Funktionen zugreifen:

(A) Allgemeine Einstellungen des Workflows editieren (z.B. Workflowname).
(B) Suche – Die Schritte, die die Suchkriterien erfüllen, werden hervorgehoben.
(C) Workflow aufklappen (bei längeren Workflows)
(D) Schnellzugriff auf jede Workflowmatrix für einzelne Funktionen (siehe unten)
(E) Neuen Schritt hinzufügen

Jede Workflowmatrix zeigt Ihnen einen Querschnitt über den Ablauf aus jeweils einer anderen Perspektive:

1. Status-Rollen: Hier können Sie festlegen welche aktiven Aufgaben wann dem Bearbeiter angezeigt werden sollten (z.B. Wareneingangsprüfung, Geräteverleih, Testprozeduren, Servicepauschalen). Zusätzlich kann hier definiert werden, welche Schritte im externen Tracking im Verlauf dem Kunden angezeigt werden.
2. Status-Aktionen: Hier legen Sie fest, welcher Schritt automatisch welche Aktion auslöst. So sind z.B. im Workflow „Werkstatt-Reparatur“ sind bereits Aktionen für den Kostenvoranschlag vordefiniert. Andere Aktionen sind z.B. Prioritätsstufe setzen, Leihgeräte automatisch zurückbuchen, Kundenanftrage erstellen.
3. Gruppen-Rollen-Bedingungen bestimmen die Zugriffsrechte und –Einschränkungen der Benutzer auf einzelne Status.
4. Status-Bedingungen: Setzen Sie hier Bedingungen, um den Ablauf zu steuern. Z.B. Den Status „KVA generieren“ nur dann anbieten, wenn die Kosten das erlaubte Kostenlimit überschreiten. Besonders häufig werden Bedingungen wie „Servicefall kostenlos“ (Garantie- oder Kulanzfall) und „Servicefall kostenpflichtig“, sowie die Prioritätsstufen verwendet. Im Workflow „Werkstatt-Reparatur“ sind einige Bedingungen bereits eingestellt.
5. Die Matrix „Servicepauschalen“ dient zur automatischen Buchung von Pauschalkosten (Beispiel: Bei der Ablehnung des Kostenvoranschlags kann eine KVA-Gebühr automatisch hinzugefügt werden).
6. Die Verweildauer wird benutzt um ausgewählte Status automatisch zu buchen. Beispiel: Sollte auf einen Kostenvoranschlag innerhalb von einer Frist keine Antwort gebucht werden, kann das System eine Reminder-E-Mail an den Kunden versenden oder die Rücksendung des Gerätes ohne Reparatur veranlassen.
7. Dokumentenvorlagen: Hier bestimmen Sie, in welchem Schritt ein PDF-Dokument aus einer Vorlage erstellt werden sollte. Es stehen alle Vorlagen zur Auswahl, die Sie unter Administration / Dokumentenvoralgen definiert haben.
8. Status-Begründungen: Hier können Sie festlegen, ob für die Buchung ausgewählter Schritte immer eine Begründung aus einer Drop-down-Liste gewählt werden sollte.
9. Paketversand

Hinweis: Je nach Konfiguration werden bestimmte Icons nicht benötigt und daher werden sie nicht angezeigt.

Um alle Einstellungen für einen Prozessschritt detailliert zu sehen und zu editieren, öffnen Sie diesen Schritt mit einem Doppelklick. Hier kann ebenso editiert werden, welche Aufgaben in diesem Schritt angezeigt (z.B. Wareneingang) oder automatisch durchgeführt werden sollten (z.B. Lieferschein erstellen, E-Mail versenden).