Sollten Mitarbeiter immer wenn sie einen bestimmten Schritt buchen eine Begründung oder einen festen Kommentar auswählen können, ist dies mit der Funktion Buchungsgrund möglich.
Beispiel: Der Kostenvoranschlag wird abgelehnt. Bei diesem Schritt kann es wünschenswert sein, die Begründung für eine solche Entscheidung zu kennen. Die möglichen Gründe könnten z.B. lauten „zu teuer“, „Gerät zu alt“, „keine Angabe“.
Damit der Mitarbeiter bei der Buchung nur eine passende Begründung aus einer Liste auswählen muss, müssen die möglichen Antworten vorher im System gespeichert werden. Gehen Sie hierfür auf Administration / Allgemein / Status-Begründung. Hier können Sie mit dem PLUS-Icon eine Begründung speichern.
Nachdem die gewünschten Antworten gespeichert sind, müssen diese einem Workflowschritt zugeordnet werden. In Administration / Setup / Workflow öffnen Sie den gewünschten Workflow zur Bearbeitung. Hier wählen Sie Option Status-Begründungen:
In der Matrix markieren Sie in welchem Schritt die Antworten zur Auswahl stehen sollen:
Bei der Buchung dieses Schritts wird ein Fenster mit einer Drop-down-Liste eingeblendet:
Tipp:
1) Buchungsgründe können ausgewertet werden und liefern wertvolle Informationen für Ihr Reporting.
2) Für frei formulierbare Kommentare zu einer Buchung oder einem Prozessschritt nutzen Sie die Funktion Buchungsreferenz.