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Wie konfiguriere ich den E-Mail-Text um die E-Mails automatisch mit den Auftragsdaten zu versenden?

Es gibt folgende Möglichkeiten E-Mails über Repairline automatisiert zu versenden:

  1. Automatische E-Mails an den Kunden:
    Der Versand erfolgt immer zum definierten Zeitpunkt im Reparaturprozess (z.B. E-Mail mit der Auftragsbestätigung, Kostenvoranschlag oder Mitteilung, dass das Gerät abgeholt werden kann). Der Text wird als Vorlage mit Textfeldern definiert und mit fallrelevanten Daten erzeugt und automatisch versendet. Diese Vorlage wird in einem Prozessschritt gespeichert (z.B. Status „Bereit zur Abholung“ – E-Mail mit Informationen zur Abholung des Gerätes). Sobald der jeweilige Auftrag diesen Status erreicht, wird die entsprechende E-Mail versendet.
  2. Automatische E-Mails an andere Beteiligten und Bearbeiter:
    Ähnlich wie E-Mails an den Kunden, können im Prozessverlauf E-Mails an interne und externe Bearbeiter festgelegt werden. Diese Nachrichten können an eine feste Adresse oder z.B. an den Ersteller des Servicefalls versendet werden.

Besonders gerne werden automatische Statusbenachrichtigungen an Kunden versendet. Sie können diese bei beliebig vielen Workflowschritten einstellen.

Um eine automatische E-Mail an den Kunden einzustellen, öffnen Sie mit einem Doppelklick den gewünschten Prozessschritt zur Bearbeitung (Administration / Workflow → Workflow-Schritt).  Gehen Sie zum Karteireiter E-Mail an den Kunden und klicken Sie auf das „+“-Icon:

Neue E-Mail zum Reparaturauftrag anlegen

E-Mail-Vorlage editieren

Tragen Sie Betreff (3) und den E-Mail-Inhalt (4) ein. Den E-Mail-Inhalt (4) können Sie beliebig formatieren. Beachten Sie bitte, dass der gesamte E-Mail-Text inkl. Betreff 16000 Zeichen (HTML) nicht überschreiten sollte.
Um automatisch die gewünschten Auftragsdaten (z.B. Servicefallnummer) einzutragen, können sowohl im Textinhalt als auch im Betreff können Sie Textfelder  verwendet werden. Diese Textfelder werden in der Vorlage in eckigen Klammern dargestellt. Beim Versand der E-Mail werden diese Felder mit den entsprechenden Auftragsdaten befüllt. Die Textfelder sind vorgegeben und sind in der Tabelle über dem E-Mail-Bearbeitungsfenster aufgelistet. Sie können diese Felder aus der Tabelle kopieren oder per Drag&Drop in den E-Mail-Text oder -Betreff einfügen:

Automatische Textfelder in der E-Mail verwenden

Die E-Mail kann bei Bedarf mit einem Zeitversatz versendet werden (2). Um die E-Mail sofort bei der Buchung des Workflowschrittes zu versenden, stellen Sie den Zeitversatz = 0 ein.

Die E-Mail wird automatisch an alle Kunden versendet, die den Kontaktweg „E-Mail“ gewählt haben. Die Einstellung „immer senden“ (1) wird verwendet, um die E-Mail auch an die Kunden zu senden, die Ihre E-Mail-Adresse angegeben haben, aber einen anderen Kontaktweg gewählt haben. Dies kann z.B. der Fall sein, wenn der Kunde die Benachrichtigungen per SMS erhalten möchte und aber bei einem Kostenvoranschlag eine E-Mail notwendig ist.

Speichern Sie die E-Mail-Vorlage (5).

Wenn Sie möchten, können Sie der E-Mail einen Anhang hinzufügen. Hierfür klicken Sie auf „Anlage“:

Dokument als Anhang zur automatischen E-Mail

Wählen Sie aus der Liste der Dokumentenvorlagen das gewünschte Dokument.
Bitte beachten Sie, dass das Dokument nur dann als Anhang versendet werden kann, wenn es in diesem oder einem früheren Workflowschritt erstellt wurde.
Tipp: E-Mails können bei Bedarf in mehreren Sprachen konfiguriert werden:

E-Mail in einer weiteren Sprache hinzufügen
Es werden hier alle Sprachen angezeigt, die Sie in Ihren Unternehmenseinstellungen gespeichert haben. Für den E-Mail-Versand wird automatisch die Vorlage in der Sprache des Empfängers gewählt.

Tipp: Ähnlich wie E-Mails können auch SMS an den Kunden konfiguriert und versendet werden.

Hinweis: Sie können Ihren eigenen E-Mail-Server, individuelle Fußzeile und weiter Einstellungen für den E-Mail-Versand verwenden. Hier finden Sie weitere Hinweise zu diesem Thema.

Kann ich mehrere Dokumente automatisch erstellen lassen?

In Repairline im Punkt Administration / Dokument / Dokumentenvorlagen finden Sie 7 System-Dokumentenvorlagen. Um eigene Dokumente zu erstellen laden Sie zuerst eine System-Vorlage herunter und passen Sie diese wie gewünscht an.
Aus einer Systemvorlage können Sie beliebig viele eigene Vorlagen erstellen – z.B. für unterschiedliche Rechnungen je nach Zahlungsart.

Die angepassten Vorlagen müssen beim Hochladen dem richtigen System-Vorlagentyp zugeordnet werden. Dieser muss der Bezeichnung der ursprünglichen Vorlage entsprechen (es spielt keine Rolle zu welchem Zweck die Vorlage bearbeitet wurde). Ebenso soll die gewünschte Adressbeziehung (Kontakt-, Liefer- oder Rechnungsadresse) gewählt werden.
Pro Workflowschritt können Sie mehrere Dokumente erstellen. Wählen Sie einfach in den Workfloweinstellungen welche Vorlagen bei welchem Schritt benutzt werden sollten.

Wie importiere ich Produktdaten?

Produktdaten können entweder manuell oder als Massenimport pro Hersteller-Businessunit eingegeben werden. Die benötigte Hersteller-Businessunit-Kombination muss bereits gespeichert sein.

Um die Daten zu importieren gehen Sie wie folgt vor:

  • Gehen Sie auf Administration / Import/Export. Hier wählen Sie die Option Import/Export Produkte
  • Klicken Sie auf das Excel-Icon. Eine Vorlage wird heruntergeladen:

Dateivorlage Produktdaten download

  • Öffnen Sie die Vorlage und fügen in diese Datei Ihre Produktdaten ein. Füllen Sie für jedes Produkt die Spalten B (ProductName) und C (ProductArticleNumber) aus. Angaben in den restlichen Spalten sind optional. Speichern Sie diese Datei unter einem entsprechenden Namen als eine Excel-Datei (.xlsx).
  • In der Maske Import/Export wählen Sie aus der Drop-down-Liste die gewünschte Hersteller-Businessunit-Kombination. Hängen Sie die gespeicherte Datei an (Button Datei auswählen). Um den Import zu starten drücken Sie auf den Button Übertragen.

Stammdaten hochladen

Sollte es notwendig sein, alle Produktdaten aus verschiedenen Sparten und von mehreren Herstellern gleichzeitig zu importieren, wenden Sie sich bitte an unseren Support.

Wie kann ich das Layout meines Repairline-Accounts und der in Repairline erstellten Dokumente an das Corporate Design meines Unternehmens anpassen?

Unter Administration / Unternehmen / Allgemein / Layout können Sie das Farbschema ändern, Ihr Logo in der Kopf- und Fußzeile platzieren, sowie die Anschrift Ihres Unternehmens einfügen.
Ebenso ist es möglich alle Dokumentenvorlagen an das Corporate Identity Ihres Unternehmens anzupassen. Hierzu gehen Sie auf Administration / Dokument / Aktuelle Einstellungen / Dokumentenvorlagen. Hier im Bereich System-Vorlagen können Sie die entsprechenden Templates runterladen. Bearbeiten Sie die gewählte Datei wie gewünscht. Um die neue Vorlage anzuwenden, fügen Sie zuerst die angepasste Vorlage zu, indem Sie auf das Plus-Zeichen klicken. Konfigurieren Sie die neue Vorlage und laden die angepasste Vorlage hoch.

Wo finde ich die E-Mail-Einstellungen?

Administration – E-Mail-Vorlagen

Fußzeile

Fusszeile

Mailserver-Einstellungen

Email-Einstellungen

Wenn die Werte für Mailserver, Port, Benutzername nicht eingetragen werden, wird der Email-Versand von den Repairline-E-Mail-Server übernommen. Standard-Einstellungen sind dann gültig.
Wichtig: Bei SSL-Verschlüsselung geben Sie immer den Port 587 an.