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Meine Kunden bekommen eine E-Mail mit dem Link zur Annahme des Kostenvoranschlags. Wenn sie innerhalb einer gewissen Zeit den KVA nicht bestätigen oder ablehnen, möchte ich, dass automatisch eine E-Mail mit Erinnerung geschickt wird. Wie kann ich dies einstellen?

Zu diesem Zweck können Sie eine Abzweigung in Ihren Workflow einbauen. Wenn ein Kostenvoranschlag (KVA) generiert wurde, sind die nächsten Schritte üblicherweise „KVA angenommen“ bzw. „KVA abgelehnt“. Sollte keiner von diesen Schritten gebucht werden, können Sie eine automatische Erinnerung als einen weiteren Schritt (z.B. „Reminder“) konfigurieren. Die Einstellungen müssen wie folgt sein:

  • Standardschritt
    Legen Sie den neuen Schritt an. Benennen Sie ihn wie gewünscht. Verbinden Sie den Schritt „KVA generiert“ mit „Reminder“ mit der Einstellung „ist Standard“:Standardschritt WorkflowDie Einstellung Standardschritt (angezeigt mit dem blauen Pfeil) führt dazu, dass der Schritt gebucht wird, wenn kein anderer Schritt (in diesem Fall: „KVA angenommen“ oder „KVA abgelehnt“) gewählt wurde. Die Nachfolgeschritte sollten „KVA angenommen“ und „KVA abgelehnt“ sein:
    Reminder im Workflow
  • Im Schritt „Reminder“ konfigurieren Sie die E-Mail, die automatisch versendet werden sollte.
  • Stellen Sie im Schritt „KVA generiert“ die Verweildauer wie gewünscht ein und aktivieren Sie die Option „automatisch buchen“.
    Wenn im Servicefall kein anderer Schritt gebucht wurde, wird die Reminder-E-Mail automatisch nach der gewählten Zeit verschickt – z.B. wenn innerhalb von 24 Stunden keine Antwort vom Kunden kommt, wird die im Reminder konfigurierte E-Mail an den Kunden versendet.

Kann die Verweildauer nur während der Arbeitszeit berechnet werden?

Repairline kann so konfiguriert werden, dass die Verweildauer nur während bestimmter Zeitspannen berechnet wird. D.h. die inaktive Zeit (z.B. Wochenende, Nacht) wird bei der Zeitberechnung nicht miteingeschlossen.
Um das einzustellen gehen Sie auf: Administration / Unternehmen / Allgemein / Kalender. Hier finden Sie unter dem Punkt Arbeitszeiten eine Tabelle mit Wochentagen. Öffnen Sie diese Tabelle zur Bearbeitung und tragen Sie hier die entsprechenden Arbeitszeiten ein. Die Verweildauer wird nur während der angegebenen Zeitspannen berechnet. Wenn an einem Tag der Woche keine Verweildauer berechnet werden sollte, lassen Sie die Felder Beginn und Endzeit leer.
Um die Mittagspause zu berücksichtigen legen Sie an den gewünschten Arbeitstagen einen weiteren Zeitabschnitt an, indem Sie auf das Plus-Zeichen klicken.
Ihre Arbeitszeiten können beispielsweise so aussehen:
Öffnungszeiten Unternehmen
In der unteren Tabelle (Arbeitsfreie Tage) können Sie arbeitsfreie Tage wie z.B. gesetzliche Feiertage oder Betriebsurlaub eintragen.

Das Symbol „Verweildauer“ (Sanduhr) in der Ansicht Administration/Business/Setup/Workflow ist nicht sichtbar. Warum?

Prüfen Sie, ob dem Workflow bereits mindestens eine Hersteller-Business Unit-Kombination zugewiesen ist. Wenn nicht, gehen Sie bitte auf Administration/Business/Setup/Einstellungen, wählen Sie eine Hersteller-Business Unit-Kombination und öffnen Sie diese. Im Punkt „Zugeordnete Workflows“ fügen Sie den gewünschten Workflow hinzu.
Danach können Sie in der Ansicht Administration/Business/Setup/Workflow auf die Verweildauer-Einstellungen zugreifen.

Wozu dient die “Standard”-Workflow-Schritt-Verbindung?

Administration – Workflow

Wenn Sie zwischen zwei Schritten eine Verbindung als Pfeil ziehen, erscheint das folgende Dialog:

Standart-AnlegenHier können Sie eine normale Verbindung (“Anlegen”) oder eine Verbindung zum Standardschritt erstellen. Wenn Sie die zweite Option wählen, wird die Standard-Verbindung festgelegt und im Workflow blau markiert.

Standard-Schritt

Eine Standard-Verbindung ist nötig, wenn mehrere gleichwertige Workflow-Schritt-Verbindungen definiert sind und der nächste Schritt über die Verweildauer automatisiert gebucht werden sollte.

Verweildauer-Einstellung

 Diese Funktion kann z.B. für Reminder-E-Mails bei unbeantworteten Kostenvoranschlägen benutzt werden.