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Welche Informationen können vom Kunden beim Tracking angesehen bzw. bearbeitet werden?

Bei der Nachverfolgung des Reparaturauftrags (sog. Repair Tracking oder Track & Trace) können Sie Ihren Kunden folgende Funktionen zur Verfügung stellen:

  • Reparaturstatus abfragen: Reparaturfortschritt prüfen und den bisherigen Verlauf der Reparatur einsehen
  • Link zur Beantwortung eines online Kostenvoranschlags einblenden
  • Kommentare und Nachrichten lesen, die durch den Ersteller als öffentlich markiert wurden
  • Bilder und andere Dateien runterladen
  • Allgemeine Hinweise einsehen, die pro Produktgruppe definiert werden können (einzustellen über den Punkt „Externer Hinweis“ in Administration / Einstellungen / Hersteller-Businessunit)
  • Kundendaten anpassen (z.B. E-Mail-Adresse, Lieferadresse).

Die Einstellungen und Verfügbarkeit der Repair-Tracking-Funktion können Sie jederzeit ändern, z.B. können Sie im Workflow festlegen, welche Prozessschritte im Verlauf auf der Trackingseite für Endkunden angezeigt werden. Weitere Informationen finden Sie hier.

Kann ich das Tracking-Fenster auf meiner Website anzeigen lassen?

Ja, die Funktion der Auftragsverfolgung kann als iFrame eingebaut werden. Um genaue Informationen zu erhalten, setzen Sie sich mit unseren Support in Verbindung. Um den Status der Reparatur abzurufen muss Ihr Kunde in solchem Fall lediglich seine Auftragsnummer und die Postleitzahl eingeben.
Unabhängig davon, können Sie auch jedem Kunden automatisch einen direkten Link zur direkten Auftragsverfolgung per E-Mail zuschicken.

Wie stelle ich die Track & Trace Funktion für den Endkunden richtig ein?

Als Erstes werden die Workflow Schritte für die Kundenansicht freigegeben. Gehen Sie dazu im
Menü Administration auf Workflow und wählen Sie den aktuellen Workflow aus.

Klicken Sie auf das Icon Status-Rollen:

Status-Rollen

In der angezeigten Matrix suchen Sie die Schritte für die Kundenansicht aus.

Status-Rollen: Trackingberechtigung

 Nun können Ihre Kunden auf folgender Seite den Status der Reparatur abfragen:

system.repairline.de/tracking

Wenn Sie eine E-Mail mit dem Trackinglink an Ihre Kunden versenden wollen, dann sollten
Sie folgende Einstellungen bei ihrem Workflow vornehmen. Gehen im Workflow-Schritt auf
„E-Mail an den Kunden“ und tragen Sie die Variable [CASEOVERVIEWLINK] im E-Mail-Inhalt ein:

Email-Kunde

 In der Servicefall-Ansicht können Sie die Kunden E-Mail Infos ebenfalls einsehen.

Klicken Sie auf der rechten Seite unter Auftragsdaten auf „Externes bearbeiten“, hier finden Sie den Link zur Kunden Track & Trace Seite und können die Gültigkeit des Links bei Bedarf anpassen. (Hinweis: Dieser Punkt ist nur bei einer entsprechenden Benutzerrechte-Konfiguration sichtbar)

Externes

 In der Buchungsübersicht haben Sie auch die Möglichkeit die versendeten Kunden-E-Mails einzusehen:

Kunden-Email Kunden-Email-2