Tag Archives: Servicepauschalen

Wie können produktbezogene Pauschalen zentral editiert, importiert und exportiert werden?

Sollten Sie sich wünschen, mehrere Pauschalen für einzelne Produkte anzupassen, können Sie diese auch exportieren und zentral in einer Exceltabelle bearbeiten:

  1. Gehen Sie zu Administration / Import/Export.
  2. Klicken Sie auf Hochladen Produkt=>Pauschale
  3. Laden Sie die aktuelle Tabelle herunter indem Sie auf das „Herunterladen“-Icon (1) klicken:

    Produkt-Pauschale-export

    Die exportierte Tabelle beinhaltet alle potenziellen Produkt-Pauschalen-Kombinationen. Wurde einem Produkt eine Pauschale zugewiesen, ist der entsprechende Wert (Nettopreis) in Spalte D zu finden.

  4. Öffnen Sie die heruntergeladene Datei. In Spalte Price passen Sie die Pauschalpreise für die jeweilige Pauschale (Bezeichnung in Spalte B) und das Produkt (Spalte A).
    Wichtig: Verändern Sie nur die Werte in der Spalte Price (D)
    Sollten Sie für ein Produkt keine angepasste Pauschale wünschen, lassen Sie die entsprechenden Zellen in Spalte D (Price) leer bzw. löschen Sie den bisherigen Wert in dieser Zelle.
    Hinweis: Für eine bequemere Bearbeitung können Sie die Werte in der Tabelle sortieren.
    Es ist auch möglich statt eine ganze Tabelle nur bestimmte Produkt-Pauschalen zu importieren (z.B. nur Pauschalen für das Gerät A oder nur Displaytausch-Pauschalen für verschiedene Produkte) – hierfür sortieren Sie entsprechend Werte in der Tabelle und löschen einfach alle überflüssigen Reihen.
  5. Speichern Sie die angepasste Tabelle im .xls oder .xlsx-Format unter einem beliebigen Namen.
  6. Klicken Sie auf (2) um die Datei auszuwählen und laden Sie diese hoch (3):
    Produkt-Pauschale-import

Ist es möglich bereits bei der Auftragserfassung eine Festpreis-Reparatur auszuwählen?

Es ist möglich für gewünschte Hersteller-Businessunits Pauschalen bereits bei der Auftragserfassung anzeigen zu lassen.
Öffnen Sie in Administration/Einstellungen die gewünschte Hersteller-Businessunit-Kombination. Öffnen Sie zum Editieren den Punkt Servicefallschritte. Hier sehen Sie welche Schritte in der Auftragserfassung deaktiviert sind (Spalte Abgewählt). Ändern Sie die Einstellung so, dass die Servicepauschalen nicht mehr ausgeblendet sind:
Servicepauschalen_einblenden

Bei der Auftragserfassung werden alle Pauschalen angezeigt, die der jeweiligen Hersteller-Businessunit-Kombination oder dem jeweiligen Produkt zugewiesen wurden (sog. angepasste Pauschalen). Weitere Infos zur Erstellung und Konfiguration von angepassten Pauschalen finden Sie hier.

Hinweis: Diese Einstellung betrifft nur die Verfügbarkeit der Servicepauschalen beim Schritt Auftragserfassung. In späteren Workflowschritten können ggf. auch andere Pauschalen buchbar sein. Optional können dabei die Preise angepasst werden.

Kann ich Pauschalpreise für einzelne Reparaturen und Produkte anpassen?

Für Fixpreis-Reparaturen kann die Funktion Servicepauschalen verwendet werden. Wenn Sie z.B. Smartphones reparieren, wird oft beispielsweise der Displaytausch als eine Festpreisreparatur angeboten.
Auch wenn für verschiedene Modelle verschiedene Preise abgerechnet werden, reicht es, in der Software nur eine Reparaturpauschale „Displaytausch“ anzulegen. Gehen Sie auf Administration/Abrechnung und legen Sie hier eine Pauschale „Displaytausch“ an. Geben Sie den Nettopreis an, der für die meisten Gerätetypen oder meisten Marken zutreffend ist. (z.B. „Displaytausch“ – Nettopreis 75 €)

Fixpreis-Reparatur festlegen

Wenn Sie für eine bestimmte Marke diese Reparatur grundsätzlich zu einem anderen Preis abrechnen, können Sie diese Pauschale für den kompletten Hersteller–Businessunit anpassen. Hierzu öffnen Sie in Administration/Einstellungen die gewünschte Hersteller–Businessunit–Kombination. Im Punkt Angepasste Pauschalen können Sie die Preise für die gewünschten Pauschalen abweichend konfigurieren. Z.B. Displaytausch für Smartphones der Marke X kostet 100 €:
Pauschale anpassen pro Hersteller
Ebenso können Sie abweichende Reparaturpreise für einzelne Produkte definieren. Dies stellen Sie im Punkt Administration/Produkte ein. Öffnen Sie das gewünschte Produkt und geben Sie im Punkt Angepasste Pauschalen den abweichenden Pauschalpreis ein (z.B. für ein bestimmtes Gerät der Marke X kostet der Displaytausch 150 €), markieren Sie, dass diese Pauschale verwendet wird und speichern Sie diese Einstellung:
Reparatur Fixpreis pro Produkt

Wenn Sie eine Reparatur buchen, wird somit immer der entsprechende Pauschalpreis für die Reparatur „Displaytausch“ automatisch ausgewählt. Der angepasste Pauschalpreis pro Produkt hat immer Vorrang. Ist für das aktuelle Produkt kein angepasster Pauschalpreis vorhanden, gilt die für die entsprechende Hersteller–Businessunit–Kombination vorgenommene Einstellung. Ist diese nicht vorhanden, gilt der allgemeine Preis.

Hinweis: Es ist folglich nicht nötig immer neue Reparaturpauschalen pro Produkt (z.B. „Displaytausch Marke Z Gerätetyp A“) anzulegen. Diese Vorgehensweise hat den Vorteil, dass bei der Bearbeitung einer Reparatur die angezeigte Pauschalenliste kürzer und dadurch übersichtlicher ist. Außerdem ist es in einer so konfigurierten Software nicht möglich aus Versehen eine Pauschale, die für ein anderes Gerät oder eine andere Marke gilt, zu buchen. Die Software ordnet  der gewählten Reparatur automatisch den passenden Fixpreis zu.

Hinweis: Zusätzlich zu der hier dargestellten manuellen Bearbeitung der produktbezogenen Pauschalen können Sie diese bequem zentral über Import/Export verwalten. Weitere Infos finden Sie hier.

Wie kann ich eine Reparaturpauschale anlegen?

Um eine Pauschale anzulegen gehen Sie auf Administration / Abrechnung. Klicken Sie im Punkt Servicepauschalen auf das PLUS-Icon um eine neue Pauschale anzulegen:

neue Reparaturpauschale definieren

Um eine oder mehrere Pauschalen in einem Workflowschritt manuell auswählen zu können, muss in diesem Schritt die Status-Rolle Reparaturpauschalen aktiv sein. Dies können Sie direkt in den Workflowschritteinstellungen konfigurieren. Mit dieser Einstellung können Sie flexibel beliebige Pauschalen bei jedem Servicefall auswählen.

Wenn eine Servicepauschale im Servicefall automatisch gebucht werden sollte, muss diese dem entsprechenden Workflowschritt zugeordnet sein. Beispiel: Wenn ein Kostenvoranschlag erstellt wird, soll eine Gebühr für die Kostenschätzung automatisch berechnet werden. Hierfür gehen Sie auf Administration / Business / Setup / Workflow. Öffnen Sie den gewünschten Workflow und wählen Sie den Punkt Servicepauschalen (€):

Reparaturpauschale anlegen

Es öffnet sich eine Pauschalenmatrix:

Pauschalpreise Aktion zuordnen
Legen Sie hier fest, bei welchen Schritten welche Pauschalen gebucht werden sollten (1). Sie können einem Schritt auch mehrere Pauschalen zuordnen.
Im unteren Bereich der Tabelle (2) sollten Sie für jeden Schritt, in dem eine Pauschale gebucht werden kann, definieren, ob diese immer kostenpflichtig ist, durch Garantie abgedeckt ist oder ob die Abrechnungsart des Servicefalls übernommen werden sollte.

Wichtig: Außerdem soll für jeden Schritt festgelegt werden, ob mit der zugeordneten Pauschale alle weiteren Pauschalkosten abgedeckt sind („exklusiv“ – z.B. „All-inclusive-Service“ mit einem Fixpreis) oder ob die Pauschale zusätzlich zu weiteren Pauschalbeträgen gebucht werden sollte (Option „zusätzlich“ – z.B. eine Abholservicepauschale, die zusätzlich zu den Reparaturkosten anfallen kann). Dies erfolgt im oberen Bereich der Tabelle (3).

Tipp: Sie können bei Bedarf Pauschalpreise für gewünschte Leistungen auch zusätzlich zu variablen Kosten oder anderen Fixpreis-Reparaturen berechnen. Alle Pauschalen und Kosten können Sie auch in den automatisch generierten Belegen, Rechnungen oder Kostenvoranschlägen erfassen lassen.

Warum kann ich im laufenden Servicefall keine Servicepauschalen oder Bauteile editieren?

Ein Kostenvoranschlag (KVA) wurde erstellt, aber noch nicht akzeptiert oder abgelehnt.

Das Repairline-System sperrt die Editiermöglichkeit, solange keine Kostenvoranschlag-Entscheidung getroffen ist.

Service Fall Ausschnitt: KVA erstellt

SF-KVA-erstellt

Administration – Workflow – Workflow-Schritt: KVA erstellt – Aktionen

Workflow-KVA-erstellt

Administration – Workflow – Workflow-Schritt „KVA abgelehnt“ – Aktionen

Workflow-KVA-abgelehnt

Service Fall Ausschnitt: Workflow-Schritt „KVA abgelehnt“

SF-KVA-abgelehnt

Beispiel: KVA wurde erstellt und Email mit KVA Entscheidung „akzeptieren“ oder „ablehnen“ versendet.

Solange der Kunde keine Entscheidung getroffen hat, ist es nicht möglich Änderungen am KVA vorzunehmen.

Sobald der Kunde entschieden hat, ist das Editieren der Servicepauschalen und Bauteile wieder möglich.

Achtung! Sollten Sie den Kostenvoranschlag ändern, ist eine erneute Kundenbefragung nötigt.

Die Kundenzustimmung,-ablehnung ist nur für den vorherigen KVA gültig!

Service Fall Ausschnitt: Workflow-Schritt „KVA abgelehnt“

SF-KVA