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Wie können Kommentare und zusätzliche Informationen bei der Reparaturabwicklung gespeichert werden?

Bei der Bearbeitung von Reparaturaufträgen ist es oft sinnvoll, verschiedene Notizen und Kommentare zum Servicefall hinzuzufügen. Die Software bietet Ihnen mehrere Möglichkeiten solche Informationen so abzuspeichern, dass sie einfach zu finden und klar zugeordnet sind. Je nach Situation können verschiedene Optionen geeignet sein:

  • Für Kommentare zum gesamten Reparaturauftrag (ohne Bezug zum einzelnen Prozessschritt) können die vorhandenen Kommentarfelder bei jedem Reparaturschritt verwendet werden. Es besteht dabei die Möglichkeit eine Datei (z.B. ein Fotos des defekten Teils) hochzuladen und zu speichern. Hinweis: Kommentare, die als “öffentlich” markiert sind, sind auch für externe User und Kunden (bei Track&Trace) sichtbar.
  • Möchten Sie bei einem Prozessschritt ein Kommentar aus einer Liste auswählen, nutzen Sie hierfür die Funktion Buchungsgrund. Beispiel: Beim Schritt Kostenvoranschlag abgelehnt könnten Sie daran interessiert sein, warum der Kunde die Kostenschätzung nicht annehmen wollte (z.B. Reparatur zu teuer, Gerät zu alt usw.)
  • Wenn bei einem Workflowschritt ein Kommentar zur Buchung als Freitext eingegeben werden sollte, nutzen Sie hierfür die Option Buchungsreferenz.
  • Bei der Auftragserfassung kann als Kommentar eingetragen werden, z.B. welche Fehlersymptome der Kunde gemeldet hat:

Kommentar_Auftragserfassung_Kunde

  • Es besteht auch die Möglichkeit mit der Funktion Tickets Aufgaben und Kommentare gezielt an ausgewählte Mitarbeiter weiterzugeben.

Wie erstelle ich einen neuen Servicefall?

1. Hersteller – Businessunit

Hersteller und eine Businessunit auswählen.

Hersteller – Businessunit

2. Seriennummer – Produkt

Seriennummer eingeben (optional) und Produkt auswählen oder neu anlegen.

Seriennummer – Produkt

3. Kunde

Den Kunden über die Suche übernehmen oder neu anlegen.

FAQ-17

4. Garantie

Garantietyp auswählen. Folgende Garantietypen stehen zur Verfügung:

– Garantie

– Kostenpflichtige Reparatur

– Erweiterte Garantie

– Kulanz

Garantie

5. Symptom

6. Ggf. Workflow

7. Zubehör (optional)

8. Weiterleitung an Kollegen (optional)

Ein Servicefall kann direkt beim Erfassen oder zu einem späteren Zeitpunkt an einen Kollegen weitergeleitet werden.

9. Kundentermin (optional)

FAQ-18c