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Wie wird eine Sammelrechnung für Reparaturaufträge erstellt?

Um Sammelrechnungen automatisch zu generieren benötigen Sie eine Vorlage, die aus der Systemvorlage „Sammelrechnung“ erstellt wurde. Diese finden Sie unter Administration/Dokumentenvorlagen im Reiter „Systemvorlagen“. Laden Sie diese Worddatei herunter und bearbeiten Sie sie wie gewünscht. Sie können nicht benötigte Inhalte löschen und benötigte statische Inhalte hinzufügen (z.B. Logo, Kontaktdaten, Infotexte), sowie das Format beliebig anpassen. Die Sammeltabelle kann um zusätzliche Felder, die unterhalb der Tabelle aufgelistet sind, erweitert werden. Achten Sie bitte bei der Bearbeitung der Datei darauf, dass die automatischen Textfelder nicht beschädigt werden.

Speichern Sie die bearbeitete Vorlage unter einem beliebigen Namen.

Klicken Sie in Administration / Dokumentenvorlagen auf das „+“-Icon um Ihre Vorlage hinzuzufügen.


Sammelrechnung-Vorlage

Wir empfehlen folgende Einstellungen zu wählen:

  • Formulartyp: Sammelrechnung
  • Druckschlangeanweisung: Ausschließlich in die Druckwarteschlange
  • Druckanweisung: Nur Drucken & Buchen
  • Adressbeziehung: Rechnung

Hinweis: Im Feld „Max. Positionen“ können Sie bei Bedarf das Positionenlimit für eine Sammelrechnung festlegen.

Über das Feld „Hochladen“ laden Sie Ihre bearbeitete Datei hoch. Klicken Sie anschließend auf „Anlegen“.

Im nächsten Schritt ordnen Sie die Vorlage einem Workflowschritt zu. Sobald Aufträge vorliegen, die diesen Schritt erreicht haben, können Sie eine Sammelrechnung erstellen.

Wichtig: Öffnen Sie das Sammeldokument nicht direkt in der Servicefallansicht, sondern klicken Sie auf Dokumente (1) / Offene Dokumente (2):

offene-Dokumente

In der ersten Zeile werden alle Vorlagen mit Sammeldokumenten angezeigt. Klicken Sie auf die Sammelrechnung.

Es wird eine Liste mit allen für die Sammelrechnung verfügbaren Servicefällen angezeigt. Bei Bedarf kann diese Liste nach verschiedenen Kriterien gefiltert und gruppiert werden. Wählen Sie die gewünschten Reparaturaufträge und klicken Sie auf „Drucken und Nächsten Schritt buchen“ und drucken Sie die Sammelrechnung aus.

Kann ich mehrere Dokumente automatisch erstellen lassen?

In Repairline im Punkt Administration / Dokument / Dokumentenvorlagen finden Sie 7 System-Dokumentenvorlagen. Um eigene Dokumente zu erstellen laden Sie zuerst eine System-Vorlage herunter und passen Sie diese wie gewünscht an.
Aus einer Systemvorlage können Sie beliebig viele eigene Vorlagen erstellen – z.B. für unterschiedliche Rechnungen je nach Zahlungsart.

Die angepassten Vorlagen müssen beim Hochladen dem richtigen System-Vorlagentyp zugeordnet werden. Dieser muss der Bezeichnung der ursprünglichen Vorlage entsprechen (es spielt keine Rolle zu welchem Zweck die Vorlage bearbeitet wurde). Ebenso soll die gewünschte Adressbeziehung (Kontakt-, Liefer- oder Rechnungsadresse) gewählt werden.
Pro Workflowschritt können Sie mehrere Dokumente erstellen. Wählen Sie einfach in den Workfloweinstellungen welche Vorlagen bei welchem Schritt benutzt werden sollten.

Wie erstelle ich meine Servicefall-Dokumente?

Administration – Dokumentenvorlagen

Die Dokumentenvorlagen basieren auf MS-Word Dateien (.docx).

Im Servicefall werden aus diesen Vorlagen PDF Dokumente generiert.

Folgende  Vorlagen stellt das System zur Verfügung:

  1. Reparaturbeleg
  2. Lieferschein
  3. Kostenvoranschlag
  4. Rechnung
  5. Bauteilbestellung
  6. Geräte-Verleih
  7. Geräte-Rücknahme

Dokumentenvorlagen

Wichtig, der Formulartyp muss entsprechend der hochgeladenen Vorlage eingestellt sein.

Z.B. Vorlage: „Rechnungsbeleg“ – Formulartyp: „Rechnungsbeleg“

Dokumenten-II

Ausschnitt aus einer Word-Dokument Vorlage. Schlüsselwörter («FirstName», «LastName», «CaseNumber» …) werden durch fallrelevante Daten ersetzt.

Reparaturbeleg

Im System erzeugte PDF-Datei.

PDF-Dokument

Aus den Vorlagen können beliebig viele Dokumente erstellt werden.

Beispiel, ein Begleitetikett wird benötigt. Die Vorlage Rechnungsbeleg kann auf die Etikettengröße geändert und der Inhalt auf das Nötigste eingeschränkt werden.

Etikett