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Wie kann ich den Zugriff auf bestimmte Reparaturaufträge (je nach Hersteller oder Gerätetyp) einschränken?

Bei Bedarf können Sie für eine ausgewählte Benutzergruppe in Ihrem Unternehmen den Zugriff auf Servicefälle bestimmter Hersteller-Businessunit-Kombinationen in Ihrer Reparaturverwaltung sperren. Diese optionale Einstellung dient dazu sicherzustellen, dass Techniker je nach ihren Qualifikationen nur bestimmte Gerätetypen bzw. Produkte ausgewählter Hersteller in der Software bearbeiten dürfen.

Um diese Einstellung vorzunehmen wählen Sie auf der Seite Administration / Einstellungen die Produktgruppe (Hersteller-Businessunit), auf die diese Mitarbeiter keinen Zugriff haben sollten, aus und klicken auf das i-Icon. Im Reiter Einschränkungen Gruppen klicken Sie auf das Stift-Icon:

Gruppe-Produkttyp-Editieren

Hier markieren Sie die Gruppen, die keinen Zugriff auf diese Produktgruppe haben sollten:

Gruppe-Produkttyp-sperren

Bei Bedarf können Sie diese Einstellung auf andere Produktgruppen kopieren. Hierfür klicken Sie auf das Copy-Icon:
Gruppe-Produkttyp-Einstellung-kopieren

Hinweis: Die Einstellung Einschränkungen Gruppen ist optional. Wenn im Punkt Einschränkungen Gruppen keine Einträge vorhanden sind, können alle Benutzer auf die Servicefälle dieser Hersteller-Businessunit-Kombination zugreifen.

Kann ich Pauschalpreise für einzelne Reparaturen und Produkte anpassen?

Für Fixpreis-Reparaturen kann die Funktion Servicepauschalen verwendet werden. Wenn Sie z.B. Smartphones reparieren, wird oft beispielsweise der Displaytausch als eine Festpreisreparatur angeboten.
Auch wenn für verschiedene Modelle verschiedene Preise abgerechnet werden, reicht es, in der Software nur eine Reparaturpauschale „Displaytausch“ anzulegen. Gehen Sie auf Administration/Abrechnung und legen Sie hier eine Pauschale „Displaytausch“ an. Geben Sie den Nettopreis an, der für die meisten Gerätetypen oder meisten Marken zutreffend ist. (z.B. „Displaytausch“ – Nettopreis 75 €)

Fixpreis-Reparatur festlegen

Wenn Sie für eine bestimmte Marke diese Reparatur grundsätzlich zu einem anderen Preis abrechnen, können Sie diese Pauschale für den kompletten Hersteller–Businessunit anpassen. Hierzu öffnen Sie in Administration/Einstellungen die gewünschte Hersteller–Businessunit–Kombination. Im Punkt Angepasste Pauschalen können Sie die Preise für die gewünschten Pauschalen abweichend konfigurieren. Z.B. Displaytausch für Smartphones der Marke X kostet 100 €:
Pauschale anpassen pro Hersteller
Ebenso können Sie abweichende Reparaturpreise für einzelne Produkte definieren. Dies stellen Sie im Punkt Administration/Produkte ein. Öffnen Sie das gewünschte Produkt und geben Sie im Punkt Angepasste Pauschalen den abweichenden Pauschalpreis ein (z.B. für ein bestimmtes Gerät der Marke X kostet der Displaytausch 150 €), markieren Sie, dass diese Pauschale verwendet wird und speichern Sie diese Einstellung:
Reparatur Fixpreis pro Produkt

Wenn Sie eine Reparatur buchen, wird somit immer der entsprechende Pauschalpreis für die Reparatur „Displaytausch“ automatisch ausgewählt. Der angepasste Pauschalpreis pro Produkt hat immer Vorrang. Ist für das aktuelle Produkt kein angepasster Pauschalpreis vorhanden, gilt die für die entsprechende Hersteller–Businessunit–Kombination vorgenommene Einstellung. Ist diese nicht vorhanden, gilt der allgemeine Preis.

Hinweis: Es ist folglich nicht nötig immer neue Reparaturpauschalen pro Produkt (z.B. „Displaytausch Marke Z Gerätetyp A“) anzulegen. Diese Vorgehensweise hat den Vorteil, dass bei der Bearbeitung einer Reparatur die angezeigte Pauschalenliste kürzer und dadurch übersichtlicher ist. Außerdem ist es in einer so konfigurierten Software nicht möglich aus Versehen eine Pauschale, die für ein anderes Gerät oder eine andere Marke gilt, zu buchen. Die Software ordnet  der gewählten Reparatur automatisch den passenden Fixpreis zu.

Hinweis: Zusätzlich zu der hier dargestellten manuellen Bearbeitung der produktbezogenen Pauschalen können Sie diese bequem zentral über Import/Export verwalten. Weitere Infos finden Sie hier.

Wie importiere ich Produktdaten?

Produktdaten können entweder manuell oder als Massenimport pro Hersteller-Businessunit eingegeben werden. Die benötigte Hersteller-Businessunit-Kombination muss bereits gespeichert sein.

Um die Daten zu importieren gehen Sie wie folgt vor:

  • Gehen Sie auf Administration / Import/Export. Hier wählen Sie die Option Import/Export Produkte
  • Klicken Sie auf das Excel-Icon. Eine Vorlage wird heruntergeladen:

Dateivorlage Produktdaten download

  • Öffnen Sie die Vorlage und fügen in diese Datei Ihre Produktdaten ein. Füllen Sie für jedes Produkt die Spalten B (ProductName) und C (ProductArticleNumber) aus. Angaben in den restlichen Spalten sind optional. Speichern Sie diese Datei unter einem entsprechenden Namen als eine Excel-Datei (.xlsx).
  • In der Maske Import/Export wählen Sie aus der Drop-down-Liste die gewünschte Hersteller-Businessunit-Kombination. Hängen Sie die gespeicherte Datei an (Button Datei auswählen). Um den Import zu starten drücken Sie auf den Button Übertragen.

Stammdaten hochladen

Sollte es notwendig sein, alle Produktdaten aus verschiedenen Sparten und von mehreren Herstellern gleichzeitig zu importieren, wenden Sie sich bitte an unseren Support.

Wie erstelle ich meine Produktdaten?


Um einen Servicefall erfassen zu können, sollten Sie Ihre Produktdaten in Repairline vervollständigen.

Gehen Sie unter Menüpunkt „Administration“ in Sektion „Business“ auf Einstellungen.
Geben Sie die Hersteller und Produktgruppen (bzw. Businessunits) ein.
Anschließend weisen Sie den Produktgruppen einen Workflow und einen Servicecode zu.

Gehen Sie in die Sektion “Produkte und Bauteile” auf “Produkt” um Ihre Daten zu administrieren. Produktdaten können Sie entweder einzeln eingeben, oder  im Pulk importieren.

Kann ich Produkte, Bauteile, Kundendaten und Produktstammdaten (Registrierungen) in das System importieren? (Import/Export)

Ja, dies ist über die Import/Export Funktion möglich, die über Administration – Import/Export
aufgerufen wird. Der Import erfolgt dabei über Excel-Dateien.

Import-Export

Für jeden Upload gibt es eine Vorlage, an die man sich halten muss, damit das System die Zuordnung korrekt ausführen kann.

Download der bereits angelegten Stammdaten (Produkte, Bauteile, Kundendaten und Registrierungen) ist ebenso an dieser Stelle möglich.