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Können bei einem Online-Kostenvoranschlag auf der Kundenseite nur ausgewählte Antworten angezeigt werden?

Als Antworten bei dem Kostenvoranschlag werden dem Kunden alle direkten Folgestatus angezeigt, die als „für externe Buchung sichtbar“ (im Reiter Status-Rollen) markiert sind.

Somit können Sie auch bestimmte Schritte für die Buchung durch den Endkunden sperren, aber trotzdem für die interne Buchung (für registrierte Benutzer) erlauben.

Beispiel: Der Kunde soll auf eine  Kostenschätzung folgende Antworten geben können:

(A) Kostenvoranschlag akzeptiert
(B) Kostenvoranschlag abgelehnt – Verschrottung
(C) Kostenvoranschlag abgelehnt – Ware zurück

Kostenvoranschlag online als Kunde beantworten

Der Mitarbeiter soll zusätzlich die Möglichkeit haben durch Sonderkonditionen einen Rabatt zu erteilen. Folglich soll er folgende Antworten zur Auswahl haben:

(A) Kostenvoranschlag akzeptiert
(B) Kostenvoranschlag abgelehnt – Verschrottung
(C) Kostenvoranschlag abgelehnt – Ware zurück
(D) KVA akzeptiert / Sonderkonditionen

Damit dies möglich ist, sollten die Schritte A, B und C als „für externe Buchung sichtbar“ freigeschaltet sein. Bei dem Schritt D soll dieser Punkt deaktiviert bleiben.Kostenschätzung online Antworten

Meine Kunden bekommen eine E-Mail mit dem Link zur Annahme des Kostenvoranschlags. Wenn sie innerhalb einer gewissen Zeit den KVA nicht bestätigen oder ablehnen, möchte ich, dass automatisch eine E-Mail mit Erinnerung geschickt wird. Wie kann ich dies einstellen?

Zu diesem Zweck können Sie eine Abzweigung in Ihren Workflow einbauen. Wenn ein Kostenvoranschlag (KVA) generiert wurde, sind die nächsten Schritte üblicherweise „KVA angenommen“ bzw. „KVA abgelehnt“. Sollte keiner von diesen Schritten gebucht werden, können Sie eine automatische Erinnerung als einen weiteren Schritt (z.B. „Reminder“) konfigurieren. Die Einstellungen müssen wie folgt sein:

  • Standardschritt
    Legen Sie den neuen Schritt an. Benennen Sie ihn wie gewünscht. Verbinden Sie den Schritt „KVA generiert“ mit „Reminder“ mit der Einstellung „ist Standard“:Standardschritt WorkflowDie Einstellung Standardschritt (angezeigt mit dem blauen Pfeil) führt dazu, dass der Schritt gebucht wird, wenn kein anderer Schritt (in diesem Fall: „KVA angenommen“ oder „KVA abgelehnt“) gewählt wurde. Die Nachfolgeschritte sollten „KVA angenommen“ und „KVA abgelehnt“ sein:
    Reminder im Workflow
  • Im Schritt „Reminder“ konfigurieren Sie die E-Mail, die automatisch versendet werden sollte.
  • Stellen Sie im Schritt „KVA generiert“ die Verweildauer wie gewünscht ein und aktivieren Sie die Option „automatisch buchen“.
    Wenn im Servicefall kein anderer Schritt gebucht wurde, wird die Reminder-E-Mail automatisch nach der gewählten Zeit verschickt – z.B. wenn innerhalb von 24 Stunden keine Antwort vom Kunden kommt, wird die im Reminder konfigurierte E-Mail an den Kunden versendet.

Ich möchte, dass meine Kunden Kostenvoranschläge online annehmen bzw. ablehnen können. Wie kann ich es in Repairline einstellen?

Damit Ihre Kunden erstellte Kostenvoranschläge online beantworten können, sollte eine E-Mail mit dem Link zur KVA-Annahme geschickt werden.
Wenn Sie z.B. Ihren Workflow mithilfe der Vorlage Werkstatt Reparatur erstellt haben, können Sie im Schritt KVA generiert schnell dieses Feature einstellen.
Öffnen Sie über Administration / Business / Setup / Workflow den gewünschten Workflow um ihn zu bearbeiten:

Workflow zum Bearbeiten öffnen

Öffnen Sie mit einem Doppelklick den Schritt KVA generiert zur Bearbeitung. Setzen Sie im Punkt Dokumentenvorlage Ihre KVA-Vorlage auf aktiv. Im Punkt E-Mail an den Kunden fügen Sie hinzu in welcher Sprache die E-Mail verschickt werden sollte. Es öffnet sich die Bearbeitungsmaske für die E-Mail. Hier können Sie z.B. folgende E-Mail verfassen:

E-Mail zur Online-KVA-Annahme S

Der Link zur KVA-Online-Annahme wird auf der Stelle von „[COSTESTIMATIONLINK]“ generiert.
Zu der E-Mail können Sie automatisch Anlagen (z.B. den KVA) hinzufügen. Klicken Sie dafür auf das markierte Symbol Anlagen und wählen die gewünschten Dokumenttypen:

Dokumente als Anlage zur E-Mail automatisch versenden

Sobald ein KVA generiert wurde, wird er (je nach Einstellungen) automatisch an den Kunden als Anhang zur E-Mail geschickt. Der Kunde kann auf den Link in der E-Mail klicken und auf folgender Seite die Entscheidung zum KVA treffen (siehe rot markierte Buttons):

KVA-Online-Annahme S

Hinweis: Die grün markierte Drop-down-Liste erscheint nur dann, wenn im KVA festgelegt wurde, dass das Bauteil nicht zwingend erforderlich erneuert werden muss bzw. wenn eine als Reparaturpauschale festgelegte Arbeit nur optional angeboten wird. Wenn gleichzeitig andere Arbeiten zwingend erforderlich sind, ist es möglich den KVA entweder komplett anzunehmen bzw. abzulehnen oder aber nur die erforderlichen Arbeiten ohne die optionalen Bauteile bzw. Pauschalen anzunehmen.