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Wie konfiguriere ich den E-Mail-Text um die E-Mails automatisch mit den Auftragsdaten zu versenden?

Es gibt folgende Möglichkeiten E-Mails über Repairline automatisiert zu versenden:

  1. Automatische E-Mails an den Kunden:
    Der Versand erfolgt immer zum definierten Zeitpunkt im Reparaturprozess (z.B. E-Mail mit der Auftragsbestätigung, Kostenvoranschlag oder Mitteilung, dass das Gerät abgeholt werden kann). Der Text wird als Vorlage mit Textfeldern definiert und mit fallrelevanten Daten erzeugt und automatisch versendet. Diese Vorlage wird in einem Prozessschritt gespeichert (z.B. Status „Bereit zur Abholung“ – E-Mail mit Informationen zur Abholung des Gerätes). Sobald der jeweilige Auftrag diesen Status erreicht, wird die entsprechende E-Mail versendet.
  2. Automatische E-Mails an andere Beteiligten und Bearbeiter:
    Ähnlich wie E-Mails an den Kunden, können im Prozessverlauf E-Mails an interne und externe Bearbeiter festgelegt werden. Diese Nachrichten können an eine feste Adresse oder z.B. an den Ersteller des Servicefalls versendet werden.

Besonders gerne werden automatische Statusbenachrichtigungen an Kunden versendet. Sie können diese bei beliebig vielen Workflowschritten einstellen.

Um eine automatische E-Mail an den Kunden einzustellen, öffnen Sie mit einem Doppelklick den gewünschten Prozessschritt zur Bearbeitung (Administration / Workflow → Workflow-Schritt).  Gehen Sie zum Karteireiter E-Mail an den Kunden und klicken Sie auf das „+“-Icon:

Neue E-Mail zum Reparaturauftrag anlegen

E-Mail-Vorlage editieren

Tragen Sie Betreff (3) und den E-Mail-Inhalt (4) ein. Den E-Mail-Inhalt (4) können Sie beliebig formatieren. Beachten Sie bitte, dass der gesamte E-Mail-Text inkl. Betreff 16000 Zeichen (HTML) nicht überschreiten sollte.
Um automatisch die gewünschten Auftragsdaten (z.B. Servicefallnummer) einzutragen, können sowohl im Textinhalt als auch im Betreff können Sie Textfelder  verwendet werden. Diese Textfelder werden in der Vorlage in eckigen Klammern dargestellt. Beim Versand der E-Mail werden diese Felder mit den entsprechenden Auftragsdaten befüllt. Die Textfelder sind vorgegeben und sind in der Tabelle über dem E-Mail-Bearbeitungsfenster aufgelistet. Sie können diese Felder aus der Tabelle kopieren oder per Drag&Drop in den E-Mail-Text oder -Betreff einfügen:

Automatische Textfelder in der E-Mail verwenden

Die E-Mail kann bei Bedarf mit einem Zeitversatz versendet werden (2). Um die E-Mail sofort bei der Buchung des Workflowschrittes zu versenden, stellen Sie den Zeitversatz = 0 ein.

Die E-Mail wird automatisch an alle Kunden versendet, die den Kontaktweg „E-Mail“ gewählt haben. Die Einstellung „immer senden“ (1) wird verwendet, um die E-Mail auch an die Kunden zu senden, die Ihre E-Mail-Adresse angegeben haben, aber einen anderen Kontaktweg gewählt haben. Dies kann z.B. der Fall sein, wenn der Kunde die Benachrichtigungen per SMS erhalten möchte und aber bei einem Kostenvoranschlag eine E-Mail notwendig ist.

Speichern Sie die E-Mail-Vorlage (5).

Wenn Sie möchten, können Sie der E-Mail einen Anhang hinzufügen. Hierfür klicken Sie auf „Anlage“:

Dokument als Anhang zur automatischen E-Mail

Wählen Sie aus der Liste der Dokumentenvorlagen das gewünschte Dokument.
Bitte beachten Sie, dass das Dokument nur dann als Anhang versendet werden kann, wenn es in diesem oder einem früheren Workflowschritt erstellt wurde.
Tipp: E-Mails können bei Bedarf in mehreren Sprachen konfiguriert werden:

E-Mail in einer weiteren Sprache hinzufügen
Es werden hier alle Sprachen angezeigt, die Sie in Ihren Unternehmenseinstellungen gespeichert haben. Für den E-Mail-Versand wird automatisch die Vorlage in der Sprache des Empfängers gewählt.

Tipp: Ähnlich wie E-Mails können auch SMS an den Kunden konfiguriert und versendet werden.

Hinweis: Sie können Ihren eigenen E-Mail-Server, individuelle Fußzeile und weiter Einstellungen für den E-Mail-Versand verwenden. Hier finden Sie weitere Hinweise zu diesem Thema.

Wie stelle ich die Track & Trace Funktion für den Endkunden richtig ein?

Als Erstes werden die Workflow Schritte für die Kundenansicht freigegeben. Gehen Sie dazu im
Menü Administration auf Workflow und wählen Sie den aktuellen Workflow aus.

Klicken Sie auf das Icon Status-Rollen:

Status-Rollen

In der angezeigten Matrix suchen Sie die Schritte für die Kundenansicht aus.

Status-Rollen: Trackingberechtigung

 Nun können Ihre Kunden auf folgender Seite den Status der Reparatur abfragen:

system.repairline.de/tracking

Wenn Sie eine E-Mail mit dem Trackinglink an Ihre Kunden versenden wollen, dann sollten
Sie folgende Einstellungen bei ihrem Workflow vornehmen. Gehen im Workflow-Schritt auf
„E-Mail an den Kunden“ und tragen Sie die Variable [CASEOVERVIEWLINK] im E-Mail-Inhalt ein:

Email-Kunde

 In der Servicefall-Ansicht können Sie die Kunden E-Mail Infos ebenfalls einsehen.

Klicken Sie auf der rechten Seite unter Auftragsdaten auf „Externes bearbeiten“, hier finden Sie den Link zur Kunden Track & Trace Seite und können die Gültigkeit des Links bei Bedarf anpassen. (Hinweis: Dieser Punkt ist nur bei einer entsprechenden Benutzerrechte-Konfiguration sichtbar)

Externes

 In der Buchungsübersicht haben Sie auch die Möglichkeit die versendeten Kunden-E-Mails einzusehen:

Kunden-Email Kunden-Email-2

Meine Kunden bekommen eine E-Mail mit dem Link zur Annahme des Kostenvoranschlags. Wenn sie innerhalb einer gewissen Zeit den KVA nicht bestätigen oder ablehnen, möchte ich, dass automatisch eine E-Mail mit Erinnerung geschickt wird. Wie kann ich dies einstellen?

Zu diesem Zweck können Sie eine Abzweigung in Ihren Workflow einbauen. Wenn ein Kostenvoranschlag (KVA) generiert wurde, sind die nächsten Schritte üblicherweise „KVA angenommen“ bzw. „KVA abgelehnt“. Sollte keiner von diesen Schritten gebucht werden, können Sie eine automatische Erinnerung als einen weiteren Schritt (z.B. „Reminder“) konfigurieren. Die Einstellungen müssen wie folgt sein:

  • Standardschritt
    Legen Sie den neuen Schritt an. Benennen Sie ihn wie gewünscht. Verbinden Sie den Schritt „KVA generiert“ mit „Reminder“ mit der Einstellung „ist Standard“:Standardschritt WorkflowDie Einstellung Standardschritt (angezeigt mit dem blauen Pfeil) führt dazu, dass der Schritt gebucht wird, wenn kein anderer Schritt (in diesem Fall: „KVA angenommen“ oder „KVA abgelehnt“) gewählt wurde. Die Nachfolgeschritte sollten „KVA angenommen“ und „KVA abgelehnt“ sein:
    Reminder im Workflow
  • Im Schritt „Reminder“ konfigurieren Sie die E-Mail, die automatisch versendet werden sollte.
  • Stellen Sie im Schritt „KVA generiert“ die Verweildauer wie gewünscht ein und aktivieren Sie die Option „automatisch buchen“.
    Wenn im Servicefall kein anderer Schritt gebucht wurde, wird die Reminder-E-Mail automatisch nach der gewählten Zeit verschickt – z.B. wenn innerhalb von 24 Stunden keine Antwort vom Kunden kommt, wird die im Reminder konfigurierte E-Mail an den Kunden versendet.

Ich möchte, dass meine Kunden Kostenvoranschläge online annehmen bzw. ablehnen können. Wie kann ich es in Repairline einstellen?

Damit Ihre Kunden erstellte Kostenvoranschläge online beantworten können, sollte eine E-Mail mit dem Link zur KVA-Annahme geschickt werden.
Wenn Sie z.B. Ihren Workflow mithilfe der Vorlage Werkstatt Reparatur erstellt haben, können Sie im Schritt KVA generiert schnell dieses Feature einstellen.
Öffnen Sie über Administration / Business / Setup / Workflow den gewünschten Workflow um ihn zu bearbeiten:

Workflow zum Bearbeiten öffnen

Öffnen Sie mit einem Doppelklick den Schritt KVA generiert zur Bearbeitung. Setzen Sie im Punkt Dokumentenvorlage Ihre KVA-Vorlage auf aktiv. Im Punkt E-Mail an den Kunden fügen Sie hinzu in welcher Sprache die E-Mail verschickt werden sollte. Es öffnet sich die Bearbeitungsmaske für die E-Mail. Hier können Sie z.B. folgende E-Mail verfassen:

E-Mail zur Online-KVA-Annahme S

Der Link zur KVA-Online-Annahme wird auf der Stelle von „[COSTESTIMATIONLINK]“ generiert.
Zu der E-Mail können Sie automatisch Anlagen (z.B. den KVA) hinzufügen. Klicken Sie dafür auf das markierte Symbol Anlagen und wählen die gewünschten Dokumenttypen:

Dokumente als Anlage zur E-Mail automatisch versenden

Sobald ein KVA generiert wurde, wird er (je nach Einstellungen) automatisch an den Kunden als Anhang zur E-Mail geschickt. Der Kunde kann auf den Link in der E-Mail klicken und auf folgender Seite die Entscheidung zum KVA treffen (siehe rot markierte Buttons):

KVA-Online-Annahme S

Hinweis: Die grün markierte Drop-down-Liste erscheint nur dann, wenn im KVA festgelegt wurde, dass das Bauteil nicht zwingend erforderlich erneuert werden muss bzw. wenn eine als Reparaturpauschale festgelegte Arbeit nur optional angeboten wird. Wenn gleichzeitig andere Arbeiten zwingend erforderlich sind, ist es möglich den KVA entweder komplett anzunehmen bzw. abzulehnen oder aber nur die erforderlichen Arbeiten ohne die optionalen Bauteile bzw. Pauschalen anzunehmen.

Wo finde ich die E-Mail-Einstellungen?

Administration – E-Mail-Vorlagen

Fußzeile

Fusszeile

Mailserver-Einstellungen

Email-Einstellungen

Wenn die Werte für Mailserver, Port, Benutzername nicht eingetragen werden, wird der Email-Versand von den Repairline-E-Mail-Server übernommen. Standard-Einstellungen sind dann gültig.
Wichtig: Bei SSL-Verschlüsselung geben Sie immer den Port 587 an.