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Wie kann ich den Zugriff auf bestimmte Reparaturaufträge (je nach Hersteller oder Gerätetyp) einschränken?

Bei Bedarf können Sie für eine ausgewählte Benutzergruppe in Ihrem Unternehmen den Zugriff auf Servicefälle bestimmter Hersteller-Businessunit-Kombinationen in Ihrer Reparaturverwaltung sperren. Diese optionale Einstellung dient dazu sicherzustellen, dass Techniker je nach ihren Qualifikationen nur bestimmte Gerätetypen bzw. Produkte ausgewählter Hersteller in der Software bearbeiten dürfen.

Um diese Einstellung vorzunehmen wählen Sie auf der Seite Administration / Einstellungen die Produktgruppe (Hersteller-Businessunit), auf die diese Mitarbeiter keinen Zugriff haben sollten, aus und klicken auf das i-Icon. Im Reiter Einschränkungen Gruppen klicken Sie auf das Stift-Icon:

Gruppe-Produkttyp-Editieren

Hier markieren Sie die Gruppen, die keinen Zugriff auf diese Produktgruppe haben sollten:

Gruppe-Produkttyp-sperren

Bei Bedarf können Sie diese Einstellung auf andere Produktgruppen kopieren. Hierfür klicken Sie auf das Copy-Icon:
Gruppe-Produkttyp-Einstellung-kopieren

Hinweis: Die Einstellung Einschränkungen Gruppen ist optional. Wenn im Punkt Einschränkungen Gruppen keine Einträge vorhanden sind, können alle Benutzer auf die Servicefälle dieser Hersteller-Businessunit-Kombination zugreifen.

Im Laufe der Reparatur werden Testprozeduren (z.B. Funktionsprüfung) durchgeführt. Wie werden diese Testverfahren dokumentiert?

Testverfahren und Prüfprozeduren in der Service- und Reparaturverwaltung können individuell definiert werden. Diese Tests werden in entsprechenden Schritten eingeblendet, abgearbeitet und mitprotokolliert.

1. In Administration / Test-Prozeduren klicken Sie auf den „+“-Icon und legen die gewünschte Prozedur an. Benennen Sie die Prozedur („Betreff“ (1)). Bei Bedarf können Sie im Punkt „Inhalt“ (2) die Vorgehensweise genauer beschreiben oder eine Datei hinzufügen (3). Legen Sie fest, ob diese Informationen öffentlich sein sollten (Kästchen „öffentlich“). Zum Speichern klicken Sie auf „Anlegen“ (4).

Testprozedur

2. Legen Sie fest, für welche Gerätearten Sie diese Prüfprozeduren verwenden. In jeder Gerätegruppe können Sie die definierten Tests vorauswählen (Administration/Einstellungen → Hersteller-Businessunit auswählen  Zugeordnete Test-Prozeduren  Stift-Icon (5)). Sie können jeder Gerätegruppe beliebig viele Testverfahren zuordnen. Jede Testprozedur kann mehreren Hersteller-Businessunits zugeordnet werden.
Diese Einstellung kann bei Bedarf für andere Gerätetypen übernommen werden. Kopieren Sie einfach diese Einstellung mit dem Kopier-Icon (6) rechts auf alle oder nur auf bestimmte Hersteller – Businessunits.

Produktgruppe-Testprozedur

3. Legen Sie in Ihrem Reparaturablauf fest, in welchen Schritten Testprozeduren bearbeitet werden dürfen. Dies kann wie folgt eingestellt werden:

a) Wenn die Testverfahren bzw. ihre Ergebnisse in mehreren Ablaufpunkten angezeigt werden sollten, können Sie dies bequem in der Status-Rollen-Matrix eintragen. Hierfür gehen Sie auf Administration / Einstellungen und öffnen Sie den gewünschten Workflow zur Bearbeitung. Klicken Sie auf „Status-Rollen“:
Workflow Status-Rollen bearbeiten S

Markieren Sie in der Matrix die gewünschten Prozessschritte:

Matrix-Status-Rollen-Testprozedur

b) Wenn Sie die Testprozeduren nur in einem Status anzeigen lassen möchten, öffnen einfach diesen Workflowschritt mit Doppelklick zur Bearbeitung. Im Punkt Status-Rollen aktivieren Sie die Bearbeitungsansicht der Testprozeduren.

4. Bestimmen Sie in welchen Prozessschritten einzelne Testprozeduren nicht nur angezeigt, sondern auch bearbeitet werden sollten. Öffnen Sie hierfür den gewünschten Schritt zur Bearbeitung. Im Abschnitt Test-Prozeduren setzen Sie die gewünschten Prüfverfahren auf aktiv. Somit können einzelne Testverfahren auch in mehreren Prozessschritten bearbeitet werden.

Wie werden die Unterschiede in der Abwicklung der Reparaturen verschiedener Gerätetypen berücksichtigt?

Je nach Hersteller und Gerätetyp können unterschiedliche Angaben (z.B. Zubehör, Fehlersymptome) und Abläufe (z.B. Testprozeduren oder spezielle Prozessschritte) während der Reparatur notwendig sein.

Beispiel: Wenn Sie einen Reparaturauftrag für ein Smartphone erfassen, können z.B. Tastatur, Ladekabel, Speicherkarte und Schutzcase als Zubehör aufgelistet sein. Möchten Sie einen Auftrag für eine Tablet-Reparatur erstellen, sollte zusätzlich in der Zubehörliste auch die Tastatur vorhanden sein.

Produktgruppen können sich auch anders voneinander unterscheiden. So werden z.B. bei einer Reparatur von Kaffeevollautomaten andere Fehlerbeschreibungen eingegeben als wenn eine Mikrowelle defekt ist. Ebenso wird sich der Ablauf bei der Reparatur von einer kleinen Kaffeemaschine anders gestalten als beim Serviceauftrag für einen Kühlschrank.

In Repairline können Sie alle diese Besonderheiten präzise einstellen, so dass sowohl die Auftragserfassung, als auch der komplette Reparaturablauf die Anforderungen für jeden einzelnen Gerätetyp optimal erfüllt.

In Administration/Einstellungen werden zuerst Hersteller und Business Units (Sparten oder Produkttypen) angelegt und entsprechend zugeordnet. Für jede Hersteller-Businessunit-Kombination können Sie entsprechende Konfiguration vornehmen. Beispielsweise können folgende Punkte individuell eingestellt werden:

  • Prozessablauf (Workflow)
  • Fehlercode-System
  • Seriennummervalidierung (z.B. IMEI-Prüfung)
  • Garantiedauer
  • Zubehör
  • Ablauf der Auftragserfassung
  • Testprozeduren

Jede dieser Einstellungen kann bei Bedarf von einer Produktgruppe auf alle oder nur ausgewählte Hersteller-Businessunits kopiert werden und, wenn gewünscht, weiter editiert werden. Die Funktion Kopieren können Sie nutzen sowohl um die neuen Hersteller – Businessunits zu konfigurieren als auch um die bestehende Konfiguration zu überschreiben. Klicken Sie einfach auf das Kopier-Icon neben dem jeweiligen Feld:

 Produktgruppe_Einstellungen_kopieren

Somit können die häufigsten Einstellungen übernommen werden ohne ähnliche Produktgruppen einzeln konfigurieren zu müssen.

Wie richte ich meine zu reparierenden Geräte mit Herstellerangaben ein? (Business-Einstellungen)

1. Businessunit

Als erstes werden die Businessunits eingerichtet. Diese können auch als Kategorien der unterschiedlichen Geräte, die repariert werden, angesehen werden. Wie z.B. Smartphone, Notebook, TV- Gerät, Kaffeevollautomat, Rasenmäher, usw.

Unter Administration – Einstellungen können die Businessunits erstellt werden.

Business

Business-Unit

2. Hersteller

Business-Hersteller

3. Hersteller-Businessunits

Business-H-B

Wichtig! Damit die Kombination Hersteller-Businessunits gültig wird, müssen ein Service Code und ein Workflow zugeordnet sein.

Nur gültige Hersteller-Businessunits können erfasst werden! (Neuer Servicefall)

Business-H-B-Einst