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Wie kann der Zugriff auf bestimmte Reparaturschritte nur für bestimmte Benutzer eingeschränkt werden?

Für jeden einzelnen Workflowschritt können Sie festlegen, welche Benutzergruppen den jeweiligen Schritt buchen können. Diese Einstellung ist optional. Hierfür können Sie als Kriterium Ihre Benutzergruppen und, je nach Konfiguration, Filialen* verwenden. 

Diese Einstellungen können Sie übersichtlich in der Matrix „Gruppen-Bedingungen“ (unter Administration / Workflow → Bearbeiten) verwalten:

Gruppen-Rollen-Bedingungen-Icon

 

Hier öffnet sich eine Matrix, in der alle Prozessschritte (waagerecht) und alle Benutzergruppen (senkrecht) automatisch dargestellt werden.

  • Einstellung „Gruppe erforderlich“ bedeutet, dass nur Benutzer, die einen der ausgewählten Gruppen zugeordnet sind, diesen Schritt buchen dürfen.
  • Einstellung „Gruppe nicht erlaubt“ verursacht, dass alle Benutzer, die einer bestimmten Gruppe zugeordnet sind, auf den jeweiligen Schritt keinen Zugriff haben.
  • Es ist möglich den Zugriff für mehrere Gruppen zu erlauben oder zu verbieten.

Gruppen-Rollen-Bedingungen

Beispiel (1) „Gruppe erforderlich“: „Shop“ und „Administratoren“. Der Schritt Wareneingang kann nur gebucht werden wenn der Benutzer der Gruppe „Shop“ ODER der Gruppe „Administratoren“ zugeordnet ist.

Ebenso können Sie Mitglieder einer oder mehrerer Gruppen ausschließen (Einstellung „nicht erlaubt“ – Beispiel (2)). Da hier „Werkstatt“ und „Shop“ markiert sind, darf kein Benutzer, der  der Gruppe „Werkstatt“ ODER der Gruppe „Shop“ zugeordnet ist, diesen Schritt buchen.

Natürlich können Bedingungen „nicht erlaubt“ und „erforderlich“ gleichzeitig benutzt werden. Z.B. (3): Gruppe erforderlich: „Werkstatt“, „Gruppe nicht erlaubt: Shop“. Bei Konfliktfällen hat die Einschränkung („Gruppe nicht erlaubt“) Vorrang. D.h. Sollte ein Benutzer sowohl in der Gruppe Werkstatt, als auch in der Gruppe Shop, sein, kann er diesen Schritt nicht buchen.

*Das Modul Filialenverwaltung wird auf Anfrage freigeschaltet.

Wie kann ich den Zugriff auf bestimmte Reparaturaufträge (je nach Hersteller oder Gerätetyp) einschränken?

Bei Bedarf können Sie für eine ausgewählte Benutzergruppe in Ihrem Unternehmen den Zugriff auf Servicefälle bestimmter Hersteller-Businessunit-Kombinationen in Ihrer Reparaturverwaltung sperren. Diese optionale Einstellung dient dazu sicherzustellen, dass Techniker je nach ihren Qualifikationen nur bestimmte Gerätetypen bzw. Produkte ausgewählter Hersteller in der Software bearbeiten dürfen.

Um diese Einstellung vorzunehmen wählen Sie auf der Seite Administration / Einstellungen die Produktgruppe (Hersteller-Businessunit), auf die diese Mitarbeiter keinen Zugriff haben sollten, aus und klicken auf das i-Icon. Im Reiter Einschränkungen Gruppen klicken Sie auf das Stift-Icon:

Gruppe-Produkttyp-Editieren

Hier markieren Sie die Gruppen, die keinen Zugriff auf diese Produktgruppe haben sollten:

Gruppe-Produkttyp-sperren

Bei Bedarf können Sie diese Einstellung auf andere Produktgruppen kopieren. Hierfür klicken Sie auf das Copy-Icon:
Gruppe-Produkttyp-Einstellung-kopieren

Hinweis: Die Einstellung Einschränkungen Gruppen ist optional. Wenn im Punkt Einschränkungen Gruppen keine Einträge vorhanden sind, können alle Benutzer auf die Servicefälle dieser Hersteller-Businessunit-Kombination zugreifen.

Wie kann ich die einzelnen Ansichten so anpassen, dass verantwortliche Mitarbeiter nur das Nötigste sehen?

Die Ansicht der Felder in unserer Reparaturverwaltung-Software kann unter Berücksichtigung verschiedener Kriterien angepasst werden:

  1. Sie können für jeden einzelnen Workflowschritt festlegen, welche Punkte eingeblendet und ggf. bearbeitet werden sollten. Bei der Bearbeitung des Servicefalls finden Sie diese Felder in der Hauptspalte:Reparaturauftrag-Ansicht-Status-Rollen
    Diese Felder werden als Status-Rollen bezeichnet. Sie bestimmen welche Informationen und Eingabemöglichkeiten bei dem jeweiligen Status vorhanden sind.  Mit dieser Funktion können Sie also alle Aufgaben, die in dem jeweiligen Schritt anfallen (beispielsweise Testprozeduren, Versand oder Reparaturpauschalen) oder schon durchgeführt wurden anzeigen lassen.
    Die einzelnen Status-Rollen können Sie in den Einstellungen des jeweiligen Prozessschritts (Administration / Workflow → Workflow auswählen und den gewünschten Schritt mit einem Doppelklick aufmachen) ein- oder ausblenden.
    Wenn Sie diese Bearbeitungsansicht für mehrere Schritte anpassen möchten, können Sie dies komfortabel in der Status-Rollen Matrix tun. Hierfür öffnen Sie den gewünschten Workflow zur Bearbeitung und klicken Sie auf (1):
    Workflow-Status-Rollen
    In der Matrix können Sie schnell und übersichtlich die Ansicht für jeden einzelnen Schritt anpassen:Status-Rollen-Matrix
  2. Bei der Bearbeitung eines Reparaturauftrags finden Sie alle relevanten Auftragsdaten, Kundendaten, Fehlersymptome, Dokumente usw. in einzelnen Panels in der rechten Spalte:Reparaturauftrag-Ansicht-Daten
    Die Ansicht bzw. die Editierbarkeit dieser Daten kann für jede Benutzergruppe definiert werden. Diese Einstellung können Sie bequem in Administration / Gruppen vornehmen.
    Die Ansicht dieser Panels gilt entsprechend für jeden Schritt des Reparaturablaufs und ist benutzerbezogen definiert.
  3. In der oberen Leiste finden Sie jederzeit den Zugriff auf verschiedene Module. Diese Buttons können sowohl zentral für das ganze Unternehmen oder auch über Benutzerrechte ein- oder ausgeblendet werden.
    Reparaturauftrag-Ansicht-Leiste

Tipp: Hinweise zur Anpassung der Übersichtsseite finden Sie hier.

Wenn Sie sich weitere Anpassungen wünschen, wenden Sie sich bitte an unseren Support.

Kann ich sicherstellen, dass meine Mitarbeiter auf Repairline nur während ihrer Arbeitszeit zugreifen können?

Mit Einstellung der Benutzer-Arbeitszeit können Sie festlegen, wann der jeweilige Benutzer sich bei Repairline einloggen kann. Somit kann man sicherstellen, dass Benutzer auf die in in der Repair-Management-Software gespeicherten Daten nur während der Arbeitszeit zugreifen können.
Diese Einstellung ist optional: Sollten Sie keine Benutzer-Arbeitszeit festlegen, kann sich der Benutzer jederzeit in Repairline anmelden und die Reparaturaufträge verwalten.
Standardmäßig ist die Arbeitszeit für alle Benutzer der Serviceverwaltung nicht beschränkt. Um diese Einschränkung festzulegen, suchen Sie im Bereich Administration/Benutzer den gewünschten Benutzer, öffnen Sie diesen zu Bearbeitung und stellen im Punkt Benutzer-Arbeitszeiten die gewünschte Arbeitszeit ein.