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Wie kann der Zugriff auf bestimmte Reparaturschritte nur für bestimmte Benutzer eingeschränkt werden?

Für jeden einzelnen Workflowschritt können Sie festlegen, welche Benutzergruppen den jeweiligen Schritt buchen können. Diese Einstellung ist optional. Hierfür können Sie als Kriterium Ihre Benutzergruppen und, je nach Konfiguration, Filialen* verwenden. 

Diese Einstellungen können Sie übersichtlich in der Matrix „Gruppen-Bedingungen“ (unter Administration / Workflow → Bearbeiten) verwalten:

Gruppen-Rollen-Bedingungen-Icon

 

Hier öffnet sich eine Matrix, in der alle Prozessschritte (waagerecht) und alle Benutzergruppen (senkrecht) automatisch dargestellt werden.

  • Einstellung „Gruppe erforderlich“ bedeutet, dass nur Benutzer, die einen der ausgewählten Gruppen zugeordnet sind, diesen Schritt buchen dürfen.
  • Einstellung „Gruppe nicht erlaubt“ verursacht, dass alle Benutzer, die einer bestimmten Gruppe zugeordnet sind, auf den jeweiligen Schritt keinen Zugriff haben.
  • Es ist möglich den Zugriff für mehrere Gruppen zu erlauben oder zu verbieten.

Gruppen-Rollen-Bedingungen

Beispiel (1) „Gruppe erforderlich“: „Shop“ und „Administratoren“. Der Schritt Wareneingang kann nur gebucht werden wenn der Benutzer der Gruppe „Shop“ ODER der Gruppe „Administratoren“ zugeordnet ist.

Ebenso können Sie Mitglieder einer oder mehrerer Gruppen ausschließen (Einstellung „nicht erlaubt“ – Beispiel (2)). Da hier „Werkstatt“ und „Shop“ markiert sind, darf kein Benutzer, der  der Gruppe „Werkstatt“ ODER der Gruppe „Shop“ zugeordnet ist, diesen Schritt buchen.

Natürlich können Bedingungen „nicht erlaubt“ und „erforderlich“ gleichzeitig benutzt werden. Z.B. (3): Gruppe erforderlich: „Werkstatt“, „Gruppe nicht erlaubt: Shop“. Bei Konfliktfällen hat die Einschränkung („Gruppe nicht erlaubt“) Vorrang. D.h. Sollte ein Benutzer sowohl in der Gruppe Werkstatt, als auch in der Gruppe Shop, sein, kann er diesen Schritt nicht buchen.

*Das Modul Filialenverwaltung wird auf Anfrage freigeschaltet.

Wie kann ich die einzelnen Ansichten so anpassen, dass verantwortliche Mitarbeiter nur das Nötigste sehen?

Die Ansicht der Felder in unserer Reparaturverwaltung-Software kann unter Berücksichtigung verschiedener Kriterien angepasst werden:

  1. Sie können für jeden einzelnen Workflowschritt festlegen, welche Punkte eingeblendet und ggf. bearbeitet werden sollten. Bei der Bearbeitung des Servicefalls finden Sie diese Felder in der Hauptspalte:Reparaturauftrag-Ansicht-Status-Rollen
    Diese Felder werden als Status-Rollen bezeichnet. Sie bestimmen welche Informationen und Eingabemöglichkeiten bei dem jeweiligen Status vorhanden sind.  Mit dieser Funktion können Sie also alle Aufgaben, die in dem jeweiligen Schritt anfallen (beispielsweise Testprozeduren, Versand oder Reparaturpauschalen) oder schon durchgeführt wurden anzeigen lassen.
    Die einzelnen Status-Rollen können Sie in den Einstellungen des jeweiligen Prozessschritts (Administration / Workflow → Workflow auswählen und den gewünschten Schritt mit einem Doppelklick aufmachen) ein- oder ausblenden.
    Wenn Sie diese Bearbeitungsansicht für mehrere Schritte anpassen möchten, können Sie dies komfortabel in der Status-Rollen Matrix tun. Hierfür öffnen Sie den gewünschten Workflow zur Bearbeitung und klicken Sie auf (1):
    Workflow-Status-Rollen
    In der Matrix können Sie schnell und übersichtlich die Ansicht für jeden einzelnen Schritt anpassen:Status-Rollen-Matrix
  2. Bei der Bearbeitung eines Reparaturauftrags finden Sie alle relevanten Auftragsdaten, Kundendaten, Fehlersymptome, Dokumente usw. in einzelnen Panels in der rechten Spalte:Reparaturauftrag-Ansicht-Daten
    Die Ansicht bzw. die Editierbarkeit dieser Daten kann für jede Benutzergruppe definiert werden. Diese Einstellung können Sie bequem in Administration / Gruppen vornehmen.
    Die Ansicht dieser Panels gilt entsprechend für jeden Schritt des Reparaturablaufs und ist benutzerbezogen definiert.
  3. In der oberen Leiste finden Sie jederzeit den Zugriff auf verschiedene Module. Diese Buttons können sowohl zentral für das ganze Unternehmen oder auch über Benutzerrechte ein- oder ausgeblendet werden.
    Reparaturauftrag-Ansicht-Leiste

Tipp: Hinweise zur Anpassung der Übersichtsseite finden Sie hier.

Wenn Sie sich weitere Anpassungen wünschen, wenden Sie sich bitte an unseren Support.

Wie kann ich die Übersicht der Reparaturaufträge anpassen?

Auf der Übersichtsseite wird u. A. eine Tabelle mit allen relevanten Servicefällen angezeigt.  Ebenso finden Sie hier eine Tabelle mit aktuellen Tickets. Die Servicefälle bzw. die Tickets werden gemäß der aktuell eingestellten Filterauswahl aufgelistet.

In Administration / Spaltenauswahl / Servicefälle bzw. Administration / Spaltenauswahl / Tickets  können Sie die Spaltenreihenfolge in der Übersicht für alle Benutzer anpassen (1):

Spalten_Liste_Reparaturautraege_Einstellung

Diese Einstellung gilt unternehmensweit.
Außerdem kann festgelegt werden, welche Spalten angezeigt oder ausgeblendet werden sollen (2). Diese Einstellung gilt als eine Default-Einstellung für alle Benutzer.

Zusätzlich kann jeder Benutzer in seiner Übersichtsansicht Spalten ein- oder ausblenden (3):

Spalten_Uebersicht_Benutzer

Somit können Sie die Übersicht passend für die Aufgaben des jeweiligen Benutzers genau einstellen.

Tipp:

  1. Um die Tabelle auf- oder absteigend zu sortieren klicken Sie auf die passende Überschrift im Tabellenkopf.
  2. Möchten Sie statt z.B. “Servicefall-Nr.” den Begriff “Auftrags-Nr.” oder “RMA-Nr.” benutzen? Die Spaltenbezeichnungen und die wichtigsten Begriffe können Sie mit dem Übersetzungsmodus (Administration / Übersetzungsmodus) schnell und komfortabel anpassen.

Kann ich sicherstellen, dass meine Mitarbeiter auf Repairline nur während ihrer Arbeitszeit zugreifen können?

Mit Einstellung der Benutzer-Arbeitszeit können Sie festlegen, wann der jeweilige Benutzer sich bei Repairline einloggen kann. Somit kann man sicherstellen, dass Benutzer auf die in in der Repair-Management-Software gespeicherten Daten nur während der Arbeitszeit zugreifen können.
Diese Einstellung ist optional: Sollten Sie keine Benutzer-Arbeitszeit festlegen, kann sich der Benutzer jederzeit in Repairline anmelden und die Reparaturaufträge verwalten.
Standardmäßig ist die Arbeitszeit für alle Benutzer der Serviceverwaltung nicht beschränkt. Um diese Einschränkung festzulegen, suchen Sie im Bereich Administration/Benutzer den gewünschten Benutzer, öffnen Sie diesen zu Bearbeitung und stellen im Punkt Benutzer-Arbeitszeiten die gewünschte Arbeitszeit ein.

Wie kann ich meinen Mitarbeitern Hinweise und Informationen zu bestimmten Prozessen mitteilen?

Informationen und Hinweise können je nach Bedarf auf 3 verschiedenen Ebenen weitergegeben werden:

1) Know-how zum Nachschlagen
Unter Administration / Unternehmen / Allgemein / Know-how können sowohl allgemeine (für eine Hersteller-Businessunit-Kombination) als auch produktbezogene Informationen gespeichert werden. Diese können je nach gewählten Einstellungen öffentlich zugänglich sein. Diese Informationen sind in der Servicefall-Bearbeitungsansicht verfügbar und müssen aktiv vom Benutzer aufgerufen werden.

2) Automatisch anzuzeigende Hinweise für ein Hersteller – Businessunit
Wenn bei der Bearbeitung von Servicefällen zu bestimmten Hersteller – Businessunits ein Hinweis automatisch erscheinen sollte, können Sie dies wie folgt einstellen: Öffnen Sie unter Administration / Business / Einstellungen den Punkt Hersteller-Businessunits zur Bearbeitung. Hier öffnen Sie zur Bearbeitung die gewünschte Hersteller – Businessunit – Kombination, wählen Sie den Punkt Interne Hinweise, geben Sie den Hinweistext (1) ein und stellen Sie ein, wann während der Bearbeitung der Hinweis angezeigt werden sollte (2).
Interne Information im Servicefall anzeigen
3) Servicefallbezogene Informationen
Wenn Sie einen Hinweis zu einem bestimmten Servicefall für einen anderen Benutzer speichern möchten, können Sie dies über die Ticketfunktion tun. Legen Sie einfach ein neues Ticket an, klicken auf das Plus-Zeichen und wählen den Servicefall, mit dem das Ticket verknüpft werden sollte:
Hinweise für Bearbeiter vom Job

Welche Einstellungen sind zwingend erforderlich um eine Lagerverwaltung zu führen?

Das Modul Lager wird optional auf Anfrage freigeschaltet. Kontaktieren Sie bitte unseren Support, wenn Sie das Modul Lager nutzen möchten.

Um das Lager zu konfigurieren weisen Sie mindestens einem Benutzer die Rechte zur Lagerverwaltung zu. Hierzu öffnen Sie den Reiter Administration / Unternehmen / Allgemein / Gruppen. Geben Sie einer bestehenden oder einer neuen Benutzergruppe die Rechte aus dem Bereich Lagerverwaltung (Lager-Struktur, Lager-Statistik und Lagerbuchungen) und ggf. Einkauf zu.

Weitere Einstellung können nur Benutzer mit diesen Berechtigungen zur Lagerverwaltung vornehmen:

Unter Lager / Aktuelle Einstellungen / Lagerplatz legen Sie mindestens ein Lager an.
Als letzter Punkt muss festgelegt werden, welche Lagerplätze welchen Hersteller – Business Unit – Kombinationen zugeordnet werden. Wählen Sie unter Administration / Business / Setup / Einstellungen die gewünschten Hersteller – Business Unit – Kombinationen, öffnen Sie diese zur Bearbeitung und unter dem Punkt Zugeordnete Lagerplätze weisen Sie einen Lagerplatz zu.