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Wie kann ich die Auftragserfassung individuell für Reparaturen in meinem Unternehmen anpassen?

Jeder Servicefall beginnt mit der Auftragserfassung direkt in der Software. Um einen neuen Auftrag zu erfassen klicken Sie auf “Neuer Servicefall” in der Menüleiste. Nun wird ein Wizard zur Auftragserfassung eingeblendet. Im Wizard geben Sie die gewünschten Produkt- und Kundendaten ein und wählen Sie ggf. den gewünschten Prozessablauf.

Für eine komfortable Auftragsabwicklung empfehlen wir die Auftragserfassung genau für Ihre Anforderungen anzupassen. Es ist auch möglich spezielle Auftragserfassungsmasken für unterschiedliche Produkttypen festzulegen.

MÖGLICHE ABFRAGEN IN DER AUFTRAGSERFASSUNG

Die Maske “Neuer Servicefall” kann individuell für jedes Unternehmen angepasst werden. Die Auftragserfassung kann beispielsweise folgende Abfragen beinhalten:

  • Hersteller und Gerätetyp
  • Produkt, Seriennummer
  • Kundendaten
  • Auftragstyp (Garantie, kostenpflichtige Reparatur, Kulanzantrag…) und ggf. die Vorgaben zur Erstellung des Kostenvoranschlags (Kostenlimit)
  • Angaben zum Fehler und zum Gerätezustand
  • Gewünschte Leistungen (z.B. Reparaturpauschalen)
  • Mitgegebenes Zubehör
  • Daten des Ersatzgerätes beim gleichzeitigen Geräteverleih
  • Versicherungsdaten
  • Bei Garantiefällen: Kaufdatum eintragen, Kaufbeleg hochladen
  • Bei DOA-Anträgen: „Dead on arrival“-Kriterien prüfen
  • Servicetyp und andere Besonderheiten beim Prozessablauf.

Als Administrator können Sie zentral folgende Punkte festlegen:

  • Welche von diesen Abfragen angezeigt werden.
  • Welche Angaben optional sind bzw. Pflichtangaben definieren.
  • Bestimmte Daten als Listen (Dropdownliste oder Checkboxliste, optional erweiterbar) dem Benutzer zur Verfügung stellen. Beispiel: Der Gerätezustand kann als „neu“, „leichte Gebrauchsspuren“ oder „starke Gebrauchsspuren“ gespeichert werden.

DEFAULT-WIZARD
Die Auftragserfassung kann allgemein für alle Aufträge unter Administration / Wizard-Einstellungen angepasst werden. Hier können Sie bestimmte Bereiche ausblenden und die Reihenfolge der Abfrage anpassen. Diese Einstellung gilt als Default-Wizard für alle Produktgruppen (Hersteller-Businessunit).

ABWEICHENDE AUFTRAGSERFASSUNG FÜR AUSGEWÄHLTE PRODUKTGRUPPEN
Optional können für einzelne Produktgruppen (Administration/Einstellungen –> Bearbeiten) abweichende Vorgaben zur Auftragserfassung festgelegt werden, z.B.:

  • Den Wizard abweichend definieren. Im Punkt „Servicefallschritte im Wizard“ können Sie festlegen welche Abfragen und in welcher Reihenfolge eingeblendet werden.
  • Einzelne Punkte der Auftragserfassung abweichend definieren, z.B.: Zubehör, Garantiedauer, Fehlercodes, Servicetypen, Seriennummerprüfung, Workflow.
    Änderungen in diesen Bereichen haben keine Auswirkung auf die Reihenfolge der Felder in der Auftragserfassung, sondern nur auf die Inhalte (Dropdownlisten, Checkboxlisten usw., automatische Einträge).

Kann mein Kunde mir einen Reparaturauftrag über Repairline erteilen?

Wenn Sie möchten, können Sie die Funktion der Auftragserfassung für externe Benutzer, wie z.B. Ihre Kunden, freischalten. Je nach Konfiguration, kann der Endkunde auf Ihrer individuellen Webseite den Auftrag abgeben und:

  • seine Daten und Gerätedaten eingeben
  • eingescannten Kaufbeleg anhängen
  • Fehlerbeschreibung hinterlassen bzw. ein Fehlersymptom aus einer Drop-down-Liste auswählen
  • Zubehör angeben (z.B. über eine Checkboxliste)
  • Fixpreis-Reparaturen auswählen

Einzelne Punkte der externen Auftragserfassung in Ihrem Kundenportal können individuell konfiguriert bzw. ausgeblendet werden.

Das Kundenportal wird individuell für Sie erstellt und alle hier erfassten Aufträge werden automatisch und sofort in Ihrem Account angezeigt.

Hinweis: Der Endkunde benötigt hierfür keinen eigenen Account oder Login in Repairline und muss nicht als Ihr Benutzer registriert sein.

Diese Funktion wird auf Anfrage freigeschaltet – bitte wenden Sie sich an unseren Support. Bei der Freischaltung erhalten Sie detaillierte Informationen zu den Konfigurationsmöglichkeiten.