Workflow editieren

Unter Administration / Workflow können Sie einen oder mehrere Workflows anlegen, die Ihre Prozessabläufe in der Reparaturverwaltung abbilden. In der Software sind bereits zwei Systemvorlagen vorhanden – Sie können diese kopieren und bearbeiten oder einen eigenen Workflow erstellen, um alle Arbeiten individuell nach Ihren Anforderungen abzubilden.
Um einen Workflow zu bearbeiten klicken Sie auf das “Stift”-Icon:Workflow zum Bearbeiten öffnen

In der Bearbeitungsansicht sehen Sie die Workflowschritte dargestellt als sog. „Treppenstufen“:

Workflow-Ansicht

Die Reihenfolge und die Verbindungen werden durch die Pfeile bestimmt, die Sie einfach mit der Maus zwischen ausgewählten Schritten ziehen können. Einzelne Schritte können mit der Maus per Drag-and-drop in der Anzeige nach oben oder nach unten verschoben werden. Die Start- und Endpunkte werden unter dem Workflow aufgelistet.

In der Bearbeitungsansicht können Sie direkt auf folgende allgemeine Funktionen zugreifen:Workflow-bearbeiten(A) Allgemeine Einstellungen des Workflows editieren (z.B. Workflowname).
(B) Suche / Filterung / Skalierung (siehe unten)
(C) Workflow aufklappen (bei längeren Workflows)
(D) Schnellzugriff auf jede Workflowmatrix für einzelne Funktionen (weitere Infos finden Sie hier)
(E) Neuen Schritt hinzufügen

Workflowansicht skalieren und filtern (B)

Für eine bessere Übersicht der Prozesse (v.A. bei längeren Workflows) kann die Ansicht der Treppenstufen gezielt reduziert werden. Mit dieser Funktion können Sie die Workflowanzeige filtern und somit die Ansicht nur auf die relevanten Schritte dynamisch einschränken und skalieren:
1. Geben Sie in das Feld Suche (B) einen oder mehrere gewünschte Begriffe (oder Wortteile) ein.
2. Stellen Sie bei Bedarf ein, ob die Suche nach dem Kriterium AND oder OR stattfinden soll

In der neuen Ansicht werden alle Schritte angezeigt, die die Suchkriterien erfüllen. Zusätzlich werden alle mit diesen Schritten direkt verbundenen Status ausgegraut angezeigt. Alle weiteren Abschnitte des Workflows werden ausgeblendet. Natürlich können Sie auch in der gefilterten Ansicht den Workflow wie gewohnt editieren.

Reparaturablauf-gefiltert

 

Prozessschritt editieren

Um alle Einstellungen für einen Prozessschritt detailliert zu sehen und zu editieren, öffnen Sie diesen Schritt mit einem Doppelklick. Hier kann ebenso editiert werden, welche Aufgaben in diesem Schritt angezeigt (z.B. Wareneingang) oder automatisch durchgeführt werden sollten (z.B. Lieferschein erstellen, E-Mail versenden).

Hinweis: Um komfortabel eine Funktion für mehrere Schritte zu editieren (z.B. Trackingansicht freischalten, Auswahl der Reparaturkosten einblenden, Pauschalen automatisch buchen) benutzen Sie den Schnellzugriff über die entsprechende Workflowmatrix (D).