Pauschalen: Manuelle vs. automatische Buchung

Jede Pauschale kann manuell oder automatisch gebucht werden. Eine manuelle Buchung ist notwendig wenn z.B. eine aus mehreren möglichen Fixpreisreparaturen (z.B. Displayreparatur, Akkutausch, Softwareupdate usw.)  gewählt werden muss. Eine automatische Buchung ist möglich, wenn in einem Prozessschritt eine bestimmte Pauschale immer gebucht wird (z.B.: festgelegte Versandkosten beim Versand oder eine KVA-Gebühr bei der Erstellung der Kostenschätzung).

Pauschale manuell auswählen

Um eine oder mehrere Pauschalen in einem Workflowschritt manuell auswählen zu können, muss in diesem Schritt die Status-Rolle Reparaturpauschalen aktiv sein. Dies können Sie direkt in den Workflowschritteinstellungen konfigurieren. Gehen Sie zu Administration/Workflow → Workflow zur Bearbeitung öffnen → Matrix Status-Rollen:

In der Tabelle klicken Sie an, in welchen Prozessschritten die Auswahl der Pauschalen eingeblendet werden sollte (Punkt: Reparaturpauschalen). Mit dieser Einstellung können Sie flexibel beliebige Pauschalen bei jedem Servicefall auswählen.

Pauschale automatisch buchen

Wenn eine bestimmte Servicepauschale im Servicefall automatisch gebucht werden sollte, muss diese dem entsprechenden Workflowschritt zugeordnet sein. Beispiel: Wenn ein Kostenvoranschlag erstellt wird, soll eine Gebühr für die Kostenschätzung automatisch berechnet werden. Hierfür gehen Sie auf Administration / Business / Setup / Workflow. Öffnen Sie den gewünschten Workflow und wählen Sie den Punkt Servicepauschalen (€):

Es öffnet sich eine Pauschalenmatrix:

Legen Sie hier fest, bei welchen Schritten welche Pauschalen gebucht werden sollten (1). Sie können einem Schritt auch mehrere Pauschalen zuordnen.
Im unteren Bereich der Tabelle (2) sollten Sie für jeden Schritt, in dem eine Pauschale gebucht werden kann, definieren, ob diese immer kostenpflichtig ist, durch Garantie abgedeckt ist oder ob die Abrechnungsart des Servicefalls übernommen werden sollte. Sobald sich ein Auftrag in dem entsprechenden Prozessschritt befindet, werden diese Kosten durch das System automatisch hinzugefügt.

Wichtig: Außerdem soll für jeden Schritt festgelegt werden, ob mit der zugeordneten Pauschale alle weiteren Pauschalkosten abgedeckt sind („exklusiv“ – z.B. „All-inclusive-Service“ mit einem Fixpreis) oder ob die Pauschale zusätzlich zu weiteren Pauschalbeträgen gebucht werden sollte (Option „zusätzlich“ – z.B. eine Abholservicepauschale, die zusätzlich zu den Reparaturkosten anfallen kann). Dies erfolgt im oberen Bereich der Tabelle (3).

Tipp: Sie können bei Bedarf Pauschalpreise für gewünschte Leistungen auch zusätzlich zu variablen Kosten oder anderen Fixpreis-Reparaturen berechnen. Alle Pauschalen und Kosten können Sie auch in den automatisch generierten Belegen, Rechnungen oder Kostenvoranschlägen erfassen lassen.