Dokumente: Vorlage erstellen

Alle Dokumente werden in PDF-Format aus Ihren eigenen Dokumentenvorlagen (.docx) erstellt.  Erstellen Sie Ihre eigenen Dokumentenvorlagen aus den in Repairline verfügbaren Systemvorlagen. Jede Systemvorlage beinhaltet vordefinierte Mergefields (Platzhalter). Diese werden bei der Erstellung des Dokumentes mit den jeweiligen Servicefalldaten überschrieben. Das Layout Ihrer eigenen Vorlagen kann beliebig gestaltet werden.

  1. Unter Administration / Dokument / Dokumentenvorlagen finden Sie 8 System-Dokumentenvorlagen (A). Klicken Sie auf die gewünschte System-Vorlage um diese herunterzuladen, z.B. “Kostenvoranschlag”.Systemvorlagen
  2. Öffnen Sie die heruntergeladene Systemvorlage. Die grau hinterlegten Felder sind die Mergefields (Platzhalter für auftragsbezogene Daten):KVA-SystemvorlageHinweis: Mergefields werden im Word standardmäßig erst mit grauer Hintergrundschattierung hervorgehoben, wenn man sie anklickt. Damit alle Felder im Word wie auf dem Bild grau hinterlegt dargestellt werden, wählen Sie folgende Einstellung in den Word-Optionen: Erweitert / Dokumentinhalt anzeigen / Feldschattierung: immer.
  3. Passen Sie diese wie gewünscht an. Sie können alle nicht benötigten Inhalte löschen, Format und Texte beliebig anpassen und weitere statische Inhalte (z.B. Logo, AGB usw.) einfügen. Ihre Vorlage könnte z.B. so aussehen:Eigene KVA-Vorlage
  4. Speichern Sie die bearbeitete Datei auf Ihrem Rechner unter dem gewünschten Namen. (z.B. KVA-Muster.docx)
  5. Klicken Sie auf “+”-Icon (B) um Ihre Vorlage im System zu speichern.
  6. Legen Sie die Eigenschaften der Vorlage fest:
    Dokument: Vorlage definieren– Tragen Sie eine Bezeichnung (C) für die Vorlage ein. (z.B. “KVA für Versicherung”)
    – Ordnen Sie Ihre Vorlage dem richtigen System-Vorlagentyp (D) zu. Dieser muss der Bezeichnung der ursprünglichen Vorlage entsprechen. Es spielt keine Rolle zu welchem Zweck die Vorlage bearbeitet wurde. (In unserem Beispiel muss der Formulartyp “Kostenvoranschlag” gewählt werden)
    – Bei Bedarf passen Sie die Adressbeziehung (Kontakt-, Liefer- oder Rechnungsadresse) (E) an.
    – Wählen Sie die gespeicherte Datei zum Hochladen (F) aus (in unserem Beispiel: KVA-Muster.docx).
    – Klicken Sie auf “Anlegen” (G)
    Ihre Vorlage ist nun in Ihrem Account gespeichert:
    eigene Vorlage für Kostenvoranschlag gespeichert
  7. Legen Sie fest, wann im Prozessablauf aus dieser Vorlage Dokumente erstellt werden sollen. (Administration/Workflow → Workflowschritt wählen → Dokumentenvorlagen → gewünschte Vorlage aktivieren).
    KVA Vorlage einem Schritt zuordnen

Pro Workflowschritt können Sie mehrere Dokumente erstellen. Wählen Sie einfach in den Workfloweinstellungen welche Vorlagen bei welchem Schritt benutzt werden sollen.

Sobald ein Auftrag auf den gewählten Status (hier “KVA generiert”) gebucht wird, wird eine entsprechende PDF-Datei erstellt. Diese finden Sie in der rechten Spalte:
Reparatur Dokumente

Alle erstellten Dokumente werden automatisch archiviert und können auch jederzeit im Bereich Dokumente (in der Steuerungsleiste) aufgerufen werden. Klicken Sie auf den Dateinamen um die PDF-Datei herunterzuladen. (Es ist auch möglich, die Datei immer automatisch zu öffnen. Weitere Hinweise dazu finden Sie hier.) Die fertige Datei sieht in unserem Beispiel so aus: Kostenvoranschlag als PDF

Hinweis: Aus einer Systemvorlage können Sie beliebig viele eigene Vorlagen erstellen – z.B. für unterschiedliche Rechnungen je nach Zahlungsart.

Wichtig: Die Vorlagen beinhalten auch Textfelder zur Erstellung von Barcodes. Bitte beachten Sie, dass ihre Schriftart nicht geändert werden sollte.