Category Archives: FAQ

Wo finde ich den Link zur Endkunden-Auftragserfassung (Endkunden-Wizard) und wie stelle ich meine AGB ein?

Unter Administration > Wizard-Einstellungen ist die Sektion „Endkunden-Wizard Link“ und „AGB“ zu finden.
Endkunden-Wizard Link:

Hier kann die Link-Adresse im Kontextmenü eingesehen oder kopiert werden.

AGB:

Hier kann der Link zu AGB Seite oder ein eigener AGB-Text eingetragen werden.

TIPP!
Weitere Einstellungen:
Produktgruppen (Hersteller-Businessunits) für die Bearbeitung im Endkunden-Wizard (Repair@Home) freigeben oder deaktivieren.
Administration > Einstellungen
Inder Sektion „Hersteller-Businessunits“ die entsprechende Produktgruppe zum Editieren auswählen und Einstellungen für vornehmen.

Aktuelle Einstellungen (optional)

Bei Benutzung mehrerer Workflows oder multipler Workflow Anfangsschritte, muss der Workflow und der Einstiegsschritt eingestellt sein.

Definiert wird das unter   Administration > Sektion Business:  Einstellungen > Hersteller-Businessunits > Zugeordnete Workflows

Frachtführer und Shipcloud-Versand Konfiguration

Ein Shipcloud-Konto ist für die Paketversand-Konfiguration notwendig.

Übersicht der Shipcloud-Leistungen sind unter dem folgenden Link zu finden: https://www.shipcloud.io/de/integrationen/carriers

Shipcloud-Pakete und Preise: https://www.shipcloud.io/de/preise

Repairline Konfiguration

Administration > Frachtführer

Bitte den Shipcloud API-Schlüssel eintragen! API-Schlüssel ist unter den Einstellungen im Shipcloud-Konto hinterlegt.

Shipcloud-Konto:

Für Test-Versand-Etikett  bitte den 

Repairline Administration:

  • Administration > Frachtführer – – API-Schlüssel unter Passwort eintragen!

  • Administration > Workflow > [Workflow] > [Workflow-Schritt] —  Status-Rolle “Paketversand” im gewünschten Workflow-Schritt aktivieren!

Nun steht die Paketversand-Sektion im entsprechenden Workflow-Schritt zur Verfügung.

Icon (+) klicken, um ein  Versand-Etikett zu erzeugen.

Pflichtangaben * ausfüllen und “Anlegen” klicken!

Etikett ist erstellt und befindet sich hinter dem Link.

Muster Versand-Etikett:

Wie erstelle ich meine Leihgeräte-Liste

Als erstes müssen die Einstellungen für Lehigeräte in der Administration unter Hersteller-Businessunits  vorgenommen werden.

Damit ist die Leihgeräte-Vewaltung für diese Produktgruppe ( Hersteller-Businessunit) freigeschaltet.

Nun könne die Leihgeräte für die freigegeben Hersteller-Businessunits erstellt werden. Unter Menü Punkt Leihgeräte werden die Produkte zum Verleih erstellt.

Achtung!

Entsprechende “Leihgeräte-Rechte” müssen unter Administration > Gruppen  ausgewählt sein!

Hier finden Sie weitere Infos zu diesem Thema: http://help.repairline.de/?s=leihger%C3%A4te

Können bei einem Online-Kostenvoranschlag auf der Kundenseite nur ausgewählte Antworten angezeigt werden?

Als Antworten bei dem Kostenvoranschlag werden dem Kunden alle direkten Folgestatus angezeigt, die als „für externe Buchung sichtbar“ (im Reiter Status-Rollen) markiert sind.

Somit können Sie auch bestimmte Schritte für die Buchung durch den Endkunden sperren, aber trotzdem für die interne Buchung (für registrierte Benutzer) erlauben.

Beispiel: Der Kunde soll auf eine  Kostenschätzung folgende Antworten geben können:

(A) Kostenvoranschlag akzeptiert
(B) Kostenvoranschlag abgelehnt – Verschrottung
(C) Kostenvoranschlag abgelehnt – Ware zurück

Kostenvoranschlag online als Kunde beantworten

Der Mitarbeiter soll zusätzlich die Möglichkeit haben durch Sonderkonditionen einen Rabatt zu erteilen. Folglich soll er folgende Antworten zur Auswahl haben:

(A) Kostenvoranschlag akzeptiert
(B) Kostenvoranschlag abgelehnt – Verschrottung
(C) Kostenvoranschlag abgelehnt – Ware zurück
(D) KVA akzeptiert / Sonderkonditionen

Damit dies möglich ist, sollten die Schritte A, B und C als „für externe Buchung sichtbar“ freigeschaltet sein. Bei dem Schritt D soll dieser Punkt deaktiviert bleiben.Kostenschätzung online Antworten

Ich möchte das Layout im Kundenportal und in meinem Repairline-Account anpassen. Welche Anpassungen sind möglich?

In Repairline können Sie die Oberfläche Ihres Reparaturverwaltungssystems genau an Ihre Wünsche anpassen. Es wird dabei zwischen Standardfunktionen zur Layoutanpassung und einer White-Label-Lösung mit individuellem Design unterschieden.

STANDARDFUNKTIONEN ZUR LAYOUTANPASSUNG

Die Standardfunktionen zur Layoutanpassung finden Sie unter Administration / Layout. Hier können Sie:

  • die gewünschten Logos und Bilder für die Kopfzeile und für die Fußzeile hochladen,
  • das Farbschema festlegen.

Zusätzlich wird bei der Layoutanpassung zwischen den internen und den externen Seiten unterschieden. Interne Seiten werden nur den registrierten Benutzern angezeigt. Externe Seiten sind dagegen Ihre Repairline-Seiten, die angezeigt werden können ohne sich man sich einloggt (z.B. als Endkunde).

Zu den externen Seiten zählen u.A.:

Unter Administration / Layout können Sie Kontaktdaten und andere Informationen für die Fußzeile festlegen. Sie können unterschiedliche Fußzeilen für die internen und für die externen Seiten definieren. Das ermöglicht Ihnen, z.B. dem Endkunden (auf der externen Seite) eine zentrale Hotlinenummer und den Mitarbeitern (auf der internen Seite) dagegen eine interne Durchwahl anzuzeigen.

Das Layout der externen Seiten kann individuell an Ihre Corporate Identity angepasst werden. Hierfür öffnen Sie den Punkt Administration / Layout / CSS externe Seiten. Hier können Sie direkt die gewünschten Änderungen in den CSS eingeben.

WEITERE OPTIONEN ZUR INDIVIDUELLEN SOFTWAREGESTALTUNG

Repairline kann optional auch als eine White-Label-Software genutzt werden. Im Rahmen eines individuellen Projektes können Ihre Anforderungen an Oberflächendesign und URL umgesetzt werden. Wenn Sie diese Option in Anspruch nehmen möchten, wenden Sie sich bitte an unseren Support.


Tipp: Unabhängig vom Design können Sie die Ansicht für einzelne Benutzer anpassen und festlegen, welche Bereiche für Sie ein- bzw. ausgeblendet sein sollten. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie hier.

Wie wird eine Sammelrechnung für Reparaturaufträge erstellt?

Um Sammelrechnungen automatisch zu generieren benötigen Sie eine Vorlage, die aus der Systemvorlage „Sammelrechnung“ erstellt wurde. Diese finden Sie unter Administration/Dokumentenvorlagen im Reiter „Systemvorlagen“. Laden Sie diese Worddatei herunter und bearbeiten Sie sie wie gewünscht. Sie können nicht benötigte Inhalte löschen und benötigte statische Inhalte hinzufügen (z.B. Logo, Kontaktdaten, Infotexte), sowie das Format beliebig anpassen. Die Sammeltabelle kann um zusätzliche Felder, die unterhalb der Tabelle aufgelistet sind, erweitert werden. Achten Sie bitte bei der Bearbeitung der Datei darauf, dass die automatischen Textfelder nicht beschädigt werden.

Speichern Sie die bearbeitete Vorlage unter einem beliebigen Namen.

Klicken Sie in Administration / Dokumentenvorlagen auf das „+“-Icon um Ihre Vorlage hinzuzufügen.


Sammelrechnung-Vorlage

Wir empfehlen folgende Einstellungen zu wählen:

  • Formulartyp: Sammelrechnung
  • Druckschlangeanweisung: Ausschließlich in die Druckwarteschlange
  • Druckanweisung: Nur Drucken & Buchen
  • Adressbeziehung: Rechnung

Hinweis: Im Feld „Max. Positionen“ können Sie bei Bedarf das Positionenlimit für eine Sammelrechnung festlegen.

Über das Feld „Hochladen“ laden Sie Ihre bearbeitete Datei hoch. Klicken Sie anschließend auf „Anlegen“.

Im nächsten Schritt ordnen Sie die Vorlage einem Workflowschritt zu. Sobald Aufträge vorliegen, die diesen Schritt erreicht haben, können Sie eine Sammelrechnung erstellen.

Wichtig: Öffnen Sie das Sammeldokument nicht direkt in der Servicefallansicht, sondern klicken Sie auf Dokumente (1) / Offene Dokumente (2):

offene-Dokumente

In der ersten Zeile werden alle Vorlagen mit Sammeldokumenten angezeigt. Klicken Sie auf die Sammelrechnung.

Es wird eine Liste mit allen für die Sammelrechnung verfügbaren Servicefällen angezeigt. Bei Bedarf kann diese Liste nach verschiedenen Kriterien gefiltert und gruppiert werden. Wählen Sie die gewünschten Reparaturaufträge und klicken Sie auf „Drucken und Nächsten Schritt buchen“ und drucken Sie die Sammelrechnung aus.

Wie wird der Reparaturablauf (Workflow) editiert?

Unter Administration / Workflow können Sie einen oder mehrere Workflows anlegen, die Ihre Prozessabläufe in der Reparaturverwaltung abbilden. In der Software sind bereits zwei Systemvorlagen vorhanden – Sie können diese kopieren und bearbeiten oder einen eigenen Workflow erstellen, um alle Arbeiten individuell nach Ihren Anforderungen abzubilden.

Um einen Workflow zu bearbeiten klicken Sie auf das “Stift”-Icon:

Workflow zum Bearbeiten öffnen

In der Bearbeitungsansicht sehen Sie die Workflowschritte dargestellt als sog. „Treppenstufen“:

Workflow

Die Reihenfolge und die Verbindungen werden durch die Pfeile bestimmt, die Sie einfach mit der Maus zwischen ausgewählten Schritten ziehen können. Einzelne Schritte können mit der Maus per Drag-and-drop in der Anzeige nach oben oder nach unten verschoben werden. Die Start- und Endpunkte werden unter dem Workflow aufgelistet.

In der Bearbeitungsansicht können Sie direkt auf folgende allgemeine Funktionen zugreifen:

Workflow Icons

(A) Allgemeine Einstellungen des Workflows editieren (z.B. Workflowname).
(B) Suche – Die Schritte, die die Suchkriterien erfüllen, werden hervorgehoben.
(C) Workflow aufklappen (bei längeren Workflows)
(D) Schnellzugriff auf jede Workflowmatrix für einzelne Funktionen (siehe unten)
(E) Neuen Schritt hinzufügen

Jede Workflowmatrix zeigt Ihnen einen Querschnitt über den Ablauf aus jeweils einer anderen Perspektive:

Icon-Prozess-Matrix

  1. Status-Rollen: Hier können Sie festlegen welche aktiven Aufgaben wann dem Bearbeiter angezeigt werden sollten (z.B. Wareneingangsprüfung, Geräteverleih, Testprozeduren, Servicepauschalen). Zusätzlich kann hier definiert werden, welche Schritte im externen Tracking im Verlauf dem Kunden angezeigt werden.
  2. Status-Aktionen: Hier legen Sie fest, welcher Schritt automatisch welche Aktion auslöst. So sind z.B. im Workflow „Werkstatt-Reparatur“ sind bereits Aktionen für den Kostenvoranschlag vordefiniert. Andere Aktionen sind z.B. Prioritätsstufe setzen, Leihgeräte automatisch zurückbuchen, Kundenanftrage erstellen.
  3. Gruppen-Rollen-Bedingungen bestimmen die Zugriffsrechte und –Einschränkungen der Benutzer auf einzelne Status.
  4. Status-Bedingungen: Setzen Sie hier Bedingungen, um den Ablauf zu steuern. Z.B. Den Status „KVA generieren“ nur dann anbieten, wenn die Kosten das erlaubte Kostenlimit überschreiten. Besonders häufig werden Bedingungen wie „Servicefall kostenlos“ (Garantie- oder Kulanzfall) und „Servicefall kostenpflichtig“, sowie die Prioritätsstufen verwendet. Im Workflow „Werkstatt-Reparatur“ sind einige Bedingungen bereits eingestellt.
  5. Die Matrix „Servicepauschalen“ dient zur automatischen Buchung von Pauschalkosten (Beispiel: Bei der Ablehnung des Kostenvoranschlags kann eine KVA-Gebühr automatisch hinzugefügt werden).
  6. Die Verweildauer wird benutzt um ausgewählte Status automatisch zu buchen. Beispiel: Sollte auf einen Kostenvoranschlag innerhalb von einer Frist keine Antwort gebucht werden, kann das System eine Reminder-E-Mail an den Kunden versenden oder die Rücksendung des Gerätes ohne Reparatur veranlassen.
  7. Dokumentenvorlagen: Hier bestimmen Sie, in welchem Schritt ein PDF-Dokument aus einer Vorlage erstellt werden sollte. Es stehen alle Vorlagen zur Auswahl, die Sie unter Administration / Dokumentenvoralgen definiert haben.
  8. Status-Begründungen: Hier können Sie festlegen, ob für die Buchung ausgewählter Schritte immer eine Begründung aus einer Drop-down-Liste gewählt werden sollte.
  9. Paketversand

Hinweis: Je nach Konfiguration werden bestimmte Icons nicht benötigt und daher werden sie nicht angezeigt.

Um alle Einstellungen für einen Prozessschritt detailliert zu sehen und zu editieren, öffnen Sie diesen Schritt mit einem Doppelklick. Hier kann ebenso editiert werden, welche Aufgaben in diesem Schritt angezeigt (z.B. Wareneingang) oder automatisch durchgeführt werden sollten (z.B. Lieferschein erstellen, E-Mail versenden).

Wie konfiguriere ich automatische SMS an die Kunden mit der Information zu ihrem Reparaturauftrag?

Bei jedem Workflowschritt können Sie eine automatische Benachrichtigung per SMS an den Kunden versenden, z.B. mit der Information, dass das Gerät zur Abholung bereit ist. Sie können beliebig viele SMS zu jedem Reparaturauftrag versenden.

Öffnen Sie mit einem Doppelklick den gewünschten Prozessschritt zur Bearbeitung (Administration / Workflow → Workflow-Schritt) und gehen Sie zum Karteireiter SMS an den Kunden und klicken Sie auf das „+“-Icon:

SMS-hinzufuegen

SMS-editieren
Die Nachricht kann bei Bedarf mit einem Zeitversatz versendet werden (1). Sollte der SMS-Versand sofort bei der Buchung des Workflowschrittes stattfinden, stellen Sie den Zeitversatz = 0 ein.
Die Einstellung „immer senden“ (2) wird verwendet, um die SMS auch an die Kunden zu senden, die Ihre Mobilfunknummer angegeben haben, aber einen anderen Kontaktweg angegeben haben.
Tragen Sie einem SMS-Text (3) ein. Im SMS-Text können Sie Textfelder verwenden. Die Textfelder werden in der Vorlage in eckigen Klammern dargestellt. Beim Versand werden diese Felder mit den entsprechenden Auftragsdaten befüllt. Die Textfelder sind vorgegeben und sind in der Tabelle über dem SMS-Bearbeitungsfenster aufgelistet. Sie können diese Felder aus der Tabelle kopieren oder per Drag&Drop in den SMS-Text einfügen:

SMS-Textfeld

Tipp: SMS können bei Bedarf in mehreren Sprachen konfiguriert werden.

SMS-mehrsprachig

Es werden hier alle Sprachen angezeigt, die Sie in Ihren Unternehmenseinstellungen gespeichert haben. Für den SMS -Versand wird automatisch die Vorlage in der Sprache des Empfängers gewählt.

Hinweis: Der SMS-Versand ist mit zusätzlichen Kosten (pro SMS) verbunden. Aus diesem Grund ist der SMS-Versand standardmäßig deaktiviert. Wenn Sie SMS-Versand nutzen möchten, kontaktieren Sie bitte unseren Support und wir schalten diese Funktion für Sie sofort frei.

Wie kann ich die Auftragserfassung individuell für Reparaturen in meinem Unternehmen anpassen?

Jeder Servicefall beginnt mit der Auftragserfassung direkt in der Software. Um einen neuen Auftrag zu erfassen klicken Sie auf “Neuer Servicefall” in der Menüleiste. Nun wird ein Wizard zur Auftragserfassung eingeblendet. Im Wizard geben Sie die gewünschten Produkt- und Kundendaten ein und wählen Sie ggf. den gewünschten Prozessablauf.

Für eine komfortable Auftragsabwicklung empfehlen wir die Auftragserfassung genau für Ihre Anforderungen anzupassen. Es ist auch möglich spezielle Auftragserfassungsmasken für unterschiedliche Produkttypen festzulegen.

MÖGLICHE ABFRAGEN IN DER AUFTRAGSERFASSUNG

Die Maske “Neuer Servicefall” kann individuell für jedes Unternehmen angepasst werden. Die Auftragserfassung kann beispielsweise folgende Abfragen beinhalten:

  • Hersteller und Gerätetyp
  • Produkt, Seriennummer
  • Kundendaten
  • Auftragstyp (Garantie, kostenpflichtige Reparatur, Kulanzantrag…) und ggf. die Vorgaben zur Erstellung des Kostenvoranschlags (Kostenlimit)
  • Angaben zum Fehler und zum Gerätezustand
  • Gewünschte Leistungen (z.B. Reparaturpauschalen)
  • Mitgegebenes Zubehör
  • Daten des Ersatzgerätes beim gleichzeitigen Geräteverleih
  • Versicherungsdaten
  • Bei Garantiefällen: Kaufdatum eintragen, Kaufbeleg hochladen
  • Bei DOA-Anträgen: „Dead on arrival“-Kriterien prüfen
  • Servicetyp und andere Besonderheiten beim Prozessablauf.

Als Administrator können Sie zentral folgende Punkte festlegen:

  • Welche von diesen Abfragen angezeigt werden.
  • Welche Angaben optional sind bzw. Pflichtangaben definieren.
  • Bestimmte Daten als Listen (Dropdownliste oder Checkboxliste, optional erweiterbar) dem Benutzer zur Verfügung stellen. Beispiel: Der Gerätezustand kann als „neu“, „leichte Gebrauchsspuren“ oder „starke Gebrauchsspuren“ gespeichert werden.

DEFAULT-WIZARD
Die Auftragserfassung kann allgemein für alle Aufträge unter Administration / Wizard-Einstellungen angepasst werden. Hier können Sie bestimmte Bereiche ausblenden und die Reihenfolge der Abfrage anpassen. Diese Einstellung gilt als Default-Wizard für alle Produktgruppen (Hersteller-Businessunit).

ABWEICHENDE AUFTRAGSERFASSUNG FÜR AUSGEWÄHLTE PRODUKTGRUPPEN
Optional können für einzelne Produktgruppen (Administration/Einstellungen –> Bearbeiten) abweichende Vorgaben zur Auftragserfassung festgelegt werden, z.B.:

  • Den Wizard abweichend definieren. Im Punkt „Servicefallschritte im Wizard“ können Sie festlegen welche Abfragen und in welcher Reihenfolge eingeblendet werden.
  • Einzelne Punkte der Auftragserfassung abweichend definieren, z.B.: Zubehör, Garantiedauer, Fehlercodes, Servicetypen, Seriennummerprüfung, Workflow.
    Änderungen in diesen Bereichen haben keine Auswirkung auf die Reihenfolge der Felder in der Auftragserfassung, sondern nur auf die Inhalte (Dropdownlisten, Checkboxlisten usw., automatische Einträge).