Meine Kunden bekommen eine E-Mail mit dem Link zur Annahme des Kostenvoranschlags. Wenn sie innerhalb einer gewissen Zeit den KVA nicht bestätigen oder ablehnen, möchte ich, dass automatisch eine E-Mail mit Erinnerung geschickt wird. Wie kann ich dies einstellen?

Zu diesem Zweck können Sie eine Abzweigung in Ihren Workflow einbauen. Wenn ein Kostenvoranschlag (KVA) generiert wurde, sind die nächsten Schritte üblicherweise „KVA angenommen“ bzw. „KVA abgelehnt“. Sollte keiner von diesen Schritten gebucht werden, können Sie eine automatische Erinnerung als einen weiteren Schritt (z.B. „Reminder“) konfigurieren. Die Einstellungen müssen wie folgt sein:

  • Standardschritt
    Legen Sie den neuen Schritt an. Benennen Sie ihn wie gewünscht. Verbinden Sie den Schritt „KVA generiert“ mit „Reminder“ mit der Einstellung „ist Standard“:Standardschritt WorkflowDie Einstellung Standardschritt (angezeigt mit dem blauen Pfeil) führt dazu, dass der Schritt gebucht wird, wenn kein anderer Schritt (in diesem Fall: „KVA angenommen“ oder „KVA abgelehnt“) gewählt wurde. Die Nachfolgeschritte sollten „KVA angenommen“ und „KVA abgelehnt“ sein:
    Reminder im Workflow
  • Im Schritt „Reminder“ konfigurieren Sie die E-Mail, die automatisch versendet werden sollte.
  • Stellen Sie im Schritt „KVA generiert“ die Verweildauer wie gewünscht ein und aktivieren Sie die Option „automatisch buchen“.
    Wenn im Servicefall kein anderer Schritt gebucht wurde, wird die Reminder-E-Mail automatisch nach der gewählten Zeit verschickt – z.B. wenn innerhalb von 24 Stunden keine Antwort vom Kunden kommt, wird die im Reminder konfigurierte E-Mail an den Kunden versendet.